Inhaltsverzeichnis
Einleitung
In der Angebotsverwaltung von foreknown können Angebote effektiv verwaltet und in einen Auftrag überführt werden. Alle bereits erstellten Angebote sind über eine Liste mit Filter- und Sortiermöglichkeiten zugänglich. Die Liste zeigt die wichtigsten Informationen zum Angebot an, wie das Erstellungsdatum, den Status, die Angebotsnummer, die Bezeichnung, den Kunden und den/die verantwortliche/n Mitarbeiter/in.
Die Detailansicht bietet ausführlichere Informationen und Funktionen zu einem ausgewählten Angebot an. Hier können in den Unterseiten weitere Informationen, wie Texte, Positionen oder Zahlungspläne, gespeichert werden.
Die Angebotsverwaltung ist über den Menüpunkt "Angebote & Aufträge / Angebote" für Benutzer mit der Rolle "Kundenbetreuer" zugänglich.
Angebote verwalten
Nachfolgend werden Dir alle Funktionen vorgestellt, die Dir im Bereich der Angebotsverwaltung zur Verfügung stehen.
Angebot suchen
Wenn man über das Hauptmenü "Angebote" auswählt, gelangt man in folgendem Dialog:
Im oberen Bereich des Dialogs befindet sich das Suchfeld und der "+ Neu" Button (siehe auch Angebot erstellen). Unterhalb dieses Bereichs werden alle bereits erstellten Angebote in Form einer Liste, die blätter-, filter- und sortierbar ist, angezeigt.
Gibt man in das Eingabefeld einen Suchbegriff ein, so zeigt die Liste nur noch die Angebote an, die den eingegebenen Suchbegriff in der Bezeichnung oder Angebotsnummer enthalten. Auf diese Weise können einzelne Angebote schnell gefunden und für die Bearbeitung ausgewählt werden.
Angebote filtern
Neben der Suchfunktion bietet die Angebotsverwaltung auch einen Filterdialog an. Ein Filterdialog befindet sich bei foreknown immer als ausklappbarer Dialog auf der rechten Seite. Durch den links oberhalb der Liste angeordneten Button mit den drei übereinander liegenden Strichen kann der Filterdialog ein- und ausgeklappt werden.
Für Angebote werden folgende Filtermöglichkeiten angeboten:
- Kunde: Über ein Feld mit Autovervollständigung kann ein Kunde gesucht und gewählt werden.
- Status: Über ein Feld mit Autovervollständigung können einer oder mehrere Status gewählt werden.
Durch die Aktion "Anwenden" werden alle Angebote in der Liste angezeigt, die den Filterkriterien entsprechen. Mit der Aktion "x" werden alle Filtereinstellungen entfernt und die Liste zeigt wieder alle Angebote an. Die Aktion "Zurücksetzen" (Symbol: Pfeil im Kreis) verwirft alle Änderungen, die man ggf. an einem gespeicherten Filter vorgenommen hat.
Für allgemeine Informationen zu den Filtermöglichkeiten siehe auch im Kapitel Grundlagen: Filter.
Angebot erstellen
Um ein neues Angebot zu erstellen, klickst Du auf den Button "+ Neu", der sich oben rechts neben dem Suchfeld befindet. Dieser Button öffnet den Pop-up Dialog "Angebot erstellen".
- Angebotsdatum: Aus einem Kalender kann das Erstellungsdatum des Angebots ausgewählt werden.
- Kunde: Über ein Feld mit Autovervollständigung kann ein bestehender Kunde gesucht und ausgewählt werden. Falls der Kunde noch nicht existiert, kann dieser direkt mit dem eingegebenen Namen angelegt werden.
- Ansprechpartner: Dieses Feld aktiviert sich erst nach Auswahl eines Kunden. Über ein Feld mit Autovervollständigung kann ein bestehender Ansprechpartner gesucht und ausgewählt werden. Falls der Ansprechpartner noch nicht existiert, kann dieser direkt mit dem eingegebenen Namen erstellt werden.
- Bezeichnung: Angabe des Titels des Angebots.
- Währung: Über ein Feld mit Autovervollständigung kann eine bestehende Währung gesucht und ausgewählt werden.
- Referenznummer: Hier kann manuell eine Referenznummer angegeben werden. Diese ist üblicherweise eine Nummer, die vom Kunden bereitgestellt wurde und der Zuordnung auf Seiten des Kunden dient.
- Bindefrist: Hier kann ein Datum ausgewählt werden, welches das Ende der Bindefrist des Angebots definiert.
Die nachfolgenden Felder aktivieren sich erst, wenn ein Kunde ausgewählt wurde. Die Felder werden mit den Werten des Kunden vorbelegt:
- Preisliste: Falls für den Kunden individuellen Preislisten definiert wurden, so wird die als Standard markierte Preisliste voreingestellt und es kann ggf. eine andere Preisliste ausgewählt werden. Damit werden bei der Auswahl der Leistungspositionen individuell vereinbarte Kundenpreise aus einer Preisliste herangezogen.
- Zahlungsziel (in Tagen): Der Wert definiert die Dauer in Tagen, in der ausgehend vom Rechnungsdatum der Kunde die Rechnung beglichen haben soll.
- Skontofrist (in Tagen): Der Wert definiert die Dauer in Tagen, in der ausgehend vom Rechnungsdatum der Kunde die Rechnung Skonto abgezogen werden darf.
- Skonto: Der Wert legt den Skonto in Prozent fest.
Klickst Du auf den Button mit dem runden "Pfeil" Symbol, werden alle Daten im Dialog auf den initialen Zustand zurückgesetzt. Um den Vorgang abzubrechen, klickst Du auf den "Abbrechen" Button.
Über den blauen "Speichern" Button erstellst Du das neue Angebot und gelangst wieder in die Listenansicht. Das neu angelegte Angebot erscheint nun mit dem Status "Entwurf" in der Liste und kann zur weiteren Bearbeitung ausgewählt werden. Angebote im Status "Entwurf" können noch vollständig bearbeitet werden. Erst mit der Aktion "Angebot finalisieren" entsteht ein offizielles, finales Angebot und eine Angebotsnummer wird erzeugt.
Einzelnes Angebot verwalten
In der Detailansicht eines Angebots befinden sich die Stammdaten im oberen Bereich. Diese können, solange das Angebot noch im Status "Entwurf" ist, über Popup-Dialoge bearbeitet werden (siehe auch Angebot bearbeiten).
Unterhalb dieses Reiters "Übersicht" wird der Inhalt eines Angebots festgelegt. Dieser setzt sich aus mehreren Bereichen zusammen:
- Einleitungstext: Hier können beliebig viele Texte, auch auf Basis von vorgefertigten Textbausteinen, eingefügt werden. Diese Texte können Platzhalter enthalten, die mit aktuellen Daten des Angebots gefüllt werden. Die Reihenfolge der Texte kann nachträglich durch Drag & Drop geändert werden. Jeder Text kann zur Strukturierung des Angebots mit Trennlinien ausgestattet werden.
- Positionen & Texte: In diesem Bereich werden die Positionen eines Angebots definiert. Vor und nach den Positionen zusätzliche Texte eingefügt werden, die ebenfalls auf Textbausteinen basieren können. Die Reihenfolge der Positionen und Texte kann nachträglich durch Drag & Drop geändert werden. Jede Position und jeder Text kann zur Strukturierung des Angebots mit Trennlinien ausgestattet werden.
- Summen & Rabatte: Dieser Bereicht zeigt die Netto- und Bruttosummen an, die sich aus allen Positionen ergeben. Zudem können Rabatte, die sich auf das gesamte Angebot beziehen, angelegt werden.
- Schlusstext: Hier können beliebig viele Texte, auch auf Basis von vorgefertigten Textbausteinen, eingefügt werden. Diese Texte können Platzhalter enthalten, die mit aktuellen Daten des Angebots gefüllt werden. Die Reihenfolge der Texte kann nachträglich durch Drag & Drop geändert werden. Jeder Text kann zur Strukturierung des Angebots mit Trennlinien ausgestattet werden.
Angebot bearbeiten
Die Eigenschaften eines Angebots können über einen Popup-Dialog "Angebot aktualisieren" bearbeitet werden. Dieser wird über den Button mit dem Stiftsymbol, der sich immer oben rechts in der Detailansicht befindet, geöffnet und zeigt die Felder "Angebotsdatum", "Kunde", "Bezeichnung", "Währung", "Referenznummer", "Bindefrist", und "Zahlungsziel (in Tagen)".
Mit der Aktion "Speichern" werden die Änderungen am Angebot gespeichert. Mit der Aktion "Zurücksetzen" und "Abbrechen" werden die Eingaben verworfen und im Falle der Aktion "Abbrechen" wird der Dialog geschlossen.
Die Felder "Anschrift", "Ansprechpartner", "Verantwortlich" und "Vorlage" können direkt durch einen Klick auf das Stiftsymbol neben dem entsprechenden Feld in der Detailansicht bearbeitet werden.
Angebotsposition erstellen
In der unteren Hälfte der Detailansicht werden im Reiter "Übersicht" im Bereich "Positionen & Texte" die Angebotspositionen gepflegt. Durch einen Klick auf den Link "Position hinzufügen" öffnet sich der "Angebotsposition erstellen" Dialog. Für ein Angebot können 3 verschiedene Typen von Angebotspositionen erstellt werden. Nachfolgend werden diese im Detail beschrieben.
Angebotsposition nach Aufwand:
Wenn eine Leistung nach Aufwand abgerechnet werden soll, muss eine Angebotsposition vom Typ "Dienstleistung nach Aufwand" ausgewählt werden.
- Typ: Über eine Drop-Down Liste wird der Typ "Dienstleistung nach Aufwand" gewählt.
- Bezeichnung: Kurze Bezeichnung der Angebotsposition.
- Beschreibung: Hier kann eine zusätzliche Beschreibung zur Angebotsposition eingetragen werden.
- Einheit: Über eine Drop-Down Liste kann "Stunde" oder "Tag" als Einheit ausgewählt werden. Diese Einheit gilt dann für alle Leistungspositionen dieser Angebotsposition.
- Steuersatz: Aus einer Drop-Down Liste muss ein USt-Satz ausgewählt werden.
- Keine Mengenangabe:
- Über diese Checkbox wird festgelegt, ob für die Leistungspositionen eine Menge angegeben werden muss. Aktiviere diese Checkbox, wenn Du nur Stunden- bzw. Tagessätze anbieten möchtest, aber sich die Menge erst auf Abruf ergibt.
- Bei Aktivierung werden für die Leistungspositionen die Spalten "Anzahl" und "Netto/Brutto" ausgeblendet und die Felder "Aufwand in Tagen" und "Budget" eingeblendet. Über diese Felder können trotz einer fehlenden Mengenangabe Planwerte eingetragen werden, die für das Controlling und auch als Limits für die Leistungsübernahme herangezogen werden können.
- Wenn das gesamte Angebot keine Positionen mit Mengenangaben enthält, wird auch der Summenblock und die Möglichkeit der Rabattierung ausgeblendet.
- Preisspanne unterstützen: Über die Checkbox kann festgelegt werden, ob für die Leistungspositionen dieser Angebotsposition eine Preisspanne in Form eines MIN- und MAX-Wertes angegeben werden kann.
Mit der Aktion "Speichern" wird die Angebotsposition gespeichert. Mit der Aktion "Zurücksetzen" und "Abbrechen" werden die Eingaben verworfen und im Falle der Aktion "Abbrechen" wird der Dialog geschlossen.
Eine Angebotsposition vom Typ "Dienstleistung nach Aufwand" braucht immer auch mindestens eine Leistungsposition, die definiert, welche Leistungsarten mit welchen Konditionen für die beschriebene Leistung erforderlich sind.
Unter der erstellten Angebotsposition findet sich der blaue Schriftzug "Leistungsposition hinzufügen". Durch einen Klick darauf öffnet sich der "Leistungsposition erstellen" Dialog.
- Leistungsart: Über ein Feld mit Autovervollständigung kann eine bestehende Leistungsart gesucht und ausgewählt
werden. Falls die gewünschte Leistungsart noch nicht existiert, kann diese direkt mit dem eingegebenen Namen angelegt
werden.
HINWEIS: Neue Leistungsarten sollten nicht leichtfertig erstellt, sondern immer einer grundlegenden Betrachtung unterzogen werden, damit kein Wildwuchs an Leistungsarten entsteht.
- Anzahl: Hier wird die Anzahl Stunden oder Tage (je nach ausgewählter Einheit), die für diese Leistungsart geschätzt wurde, angegeben.
- Einheit: In diesem Fall ist die Einheit bereits auf die in der Angebotsposition ausgewählte Einheit festgelegt.
- Einzelpreis: Wird automatisch aus der ausgewählten Leistungsart übernommen und kann bei Bedarf angepasst werden.
- Summe: Zeigt die Summe an, die sich aus der Anzahl x Einzelpreis ergibt.
Mit der Aktion "Speichern" wird die Leistungsposition gespeichert. Mit der Aktion "Zurücksetzen" und "Abbrechen" werden die Eingaben verworfen und im Falle der Aktion "Abbrechen" wird der Dialog geschlossen.
HINWEIS: Wenn nach der Erstellung von Leistungspositionen die Einheit der Angebotsposition geändert wird, so werden auch die Einheiten der Leistungspositionen geändert und alle Mengenangaben auf 0 zurückgesetzt.
Angebotsposition zum Festpreis
Wenn eine Leistung zum Festpreis angeboten werden soll, muss die Angebotsposition den Typ "Dienstleistung zum Festpreis" erhalten.
- Typ: "Dienstleistung zum Festpreis" auswählen.
- Bezeichnung: Hier wird die Bezeichnung der Position eingetragen.
- Beschreibung: Hier kann eine zusätzliche Beschreibung zur Angebotsposition eingetragen werden.
- Anzahl: In der Regel wird hier für eine Festpreisangabe die Anzahl auf 1 gesetzt.
- Einheit: Die Einheit ist immer auf "Stück" gesetzt.
- Preis/Einheit: In der Regel wird hier die Festpreissumme eingegeben.
- Steuersatz: Aus einer Drop-Down Liste muss ein USt-Satz ausgewählt werden.
- Preisspanne unterstützen: Über die Checkbox kann festgelegt werden, ob für die Leistungspositionen dieser Angebotsposition eine Preisspanne in Form eines MIN- und MAX-Wertes angegeben werden kann.
Mit der Aktion "Speichern" wird die Angebotsposition gespeichert. Mit der Aktion "Zurücksetzen" und "Abbrechen" werden die Eingaben verworfen und im Falle der Aktion "Abbrechen" wird der Dialog geschlossen.
Auch für eine Angebotsposition vom Typ "Dienstleistung zum Festpreis" müssen Leistungspositionen angelegt werden. Diese Leistungspositionen sind allerdings nicht für Abrechnung, sondern für ein Controlling gedacht und entsprechen in der Regel einer Kalkulation, die für die Ermittlung des Festpreises gemacht wurde.
Unter der erstellten Angebotsposition befindet sich der Link "Leistungsposition hinzufügen", der den Dialog "Leistungsposition erstellen" öffnet.
- Leistungsart: Aus einer Drop-Down Liste kann eine bestehende Leistungsart ausgewählt werden. Mit dem "+" in der Zeile kann direkt eine neue Leistungsart angelegt werden.
- Einheit: Aus einer Drop-Down Liste kann "Stunde" oder "Tag" ausgewählt werden.
- Anzahl: Hier wird die Anzahl der ausgewählten Einheiten angegeben.
- Einzelpreis: Wird automatisch aus Leistungsart übernommen, kann aber angepasst werden.
- Summe: Zeigt die Summe an, die sich aus der Anzahl x Einzelpreis ergibt.
Mit der Aktion "Speichern" wird die Leistungsposition gespeichert. Mit der Aktion "Zurücksetzen" und "Abbrechen" werden die Eingaben verworfen und im Falle der Aktion "Abbrechen" wird der Dialog geschlossen.
Bei diesem Typ der Angebotsposition werden die Leistungspositionen zwar angezeigt, beeinflussen aber die Summe der Angebotsposition nicht.
Sonstige Angebotsposition
In einem Angebot können auch Positionen erstellt werden, die keine Leistungspositionen erhalten sollen, z.B. für die Abrechnung von Lizenzkosten, Produkten, Wartungspauschalen.
- Typ: "Sonstige Position" auswählen
- Artikel: Optional kann ein Artikel ausgewählt werden, wodurch die Bezeichnung, der Preis und die Einheit in die Position übernommen werden.
- Bezeichnung: Hier wird der Titel der Position eingetragen.
- Beschreibung: Hier kann eine zusätzliche Beschreibung zur Angebotsposition eingetragen werden.
- Einheit: Aus einer Drop-Down Liste kann "Stunde", "Tag", "Monat", "Pauschale" oder "Stück" ausgewählt werden.
- Anzahl: In der Regel wird hier für eine Festpreisangabe die Anzahl auf 1 gesetzt.
- Preis/Einheit: Hier wird der Preis pro Einheit eingetragen.
- Kosten/Einheit: Hier können die Kosten pro Einheit eingetragen werden.
- Steuersatz: Aus einer Drop-Down Liste muss ein USt-Satz ausgewählt werden.
- Keine Mengenangabe: Über diese Checkbox wird festgelegt, ob eine Menge angegeben werden muss. Aktiviere diese Checkbox, wenn Du nur einen Einzelpreis anbieten möchtest, aber sich die Menge erst auf Abruf ergibt. Bei Aktivierung werden für die Position die Spalten "Anzahl" und "Netto/Brutto" ausgeblendet. Wenn das gesamte Angebot keine Positionen mit Mengenangaben enthält, wird auch der Summenblock und die Möglichkeit der Rabattierung ausgeblendet.
Mit der Aktion "Speichern" wird die Angebotsposition gespeichert. Mit der Aktion "Zurücksetzen" und "Abbrechen" werden die Eingaben verworfen und im Falle der Aktion "Abbrechen" wird der Dialog geschlossen.
Textposition erstellen
Ein Angebot besteht in der Regel nicht nur aus Positionen, die Leistungen definieren, sondern kann zusätzlich auch noch beschreibende Texte enthalten. Daher bietet foreknown die Möglichkeit, nicht nur Einleitungs- und Schlusstexte, sondern auch erklärende Texte zwischen den Angebotspositionen zu erstellen.
In einem leeren Angebot findet man für die Bereiche "Einleitungstext" und "Schlusstext" jeweils die Aktion "Einleitungstext hinzufügen" bzw. "Schlusstext hinzufügen".
Sobald in einem Bereich eine Textposition erstellt wurde, kann über das Aktionsmenü der Textposition mit den Aktionen "Inhalt oberhalb erstellen" bzw. "Inhalt unterhalb erstellen" eine weitere Textposition hinzugefügt werden. Diese Aktionen sind auch im Aktionsmenü einer Angebotsposition verfügbar und erlauben somit auch dort das Einfügen von Textpositionen.
Das Aktionsmenü einer Textposition enthält folgende Aktionen:
- Text bearbeiten: Diese Aktion öffnet einen Dialog, der es ermöglicht, einen individuellen Text über einen Editor mit einfachen Formatierungsmöglichkeiten zu erfassen. Alternativ kann auch ein Text auf Basis eines zuvor erstellen Textbausteins in die Textposition kopiert werden. Über Platzhalter (Drop-Down Liste) können Daten des dem Angebot zugeordneten Kunden und des Angebots in die Texte integriert werden.
- Text oberhalb erstellen: Diese Aktion öffnet ebenfalls einen Dialog zum Erstellen einer neuen Textposition, die oberhalb der ausgewählten Textposition eingefügt wird.
- Text unterhalb erstellen: Diese Aktion öffnet ebenfalls einen Dialog zum Erstellen einer neuen Textposition, die unterhalb der ausgewählten Textposition eingefügt wird.
- Trennstrich oberhalb hinzufügen/entfernen: Mit dieser Aktion kann eine Trennlinie oberhalb einer Textposition hinzugefügt bzw. entfernt werden.
- Trennstrich unterhalb hinzufügen/entfernen: Mit dieser Aktion kann eine Trennlinie unterhalb einer Textposition hinzugefügt bzw. entfernt werden.
- Text löschen: Diese Aktion löscht die aktuell ausgewählte Textposition, wenn zuvor das Löschen bestätigt wurde.
Das Aktionsmenü der Angebotsposition verfügt ebenfalls über Aktionen, um Textpositionen zu erstellen.
Dabei kann wieder entschieden werden, ob ein Text ober- oder unterhalb einer Angebotsposition eingefügt werden soll.
Angebot drucken
Um ein Angebot drucken zu können, muss diesem zuerst eine Vorlage zugeordnet worden sein. Anschließend klickst du in der Detailansicht rechts oben auf den "Drucken (Vorschau)" Button, wenn das Angebot noch im Entwurf ist, bzw. "Drucken" Button, wenn das Angebot bereits finalisiert wurde. Hierdurch wird das aktuelle Angebot automatisch als PDF Dokument heruntergeladen und kann versendet oder gedruckt werden.
Angebot löschen
Ein Angebot kann nur gelöscht werden, wenn es sich noch im Status "Entwurf" befindet. Alle Angebote mit einem fortgeschritteneren Status haben bereits eine Angebotsnummer erhalten und dürfen zur Erhaltung einer lückenlosen Nachvollziehbarkeit nicht mehr gelöscht werden.
Um ein Angebot im Status "Entwurf" zu löschen, klickst du in der Detailansicht oben rechts auf den "Angebot löschen" Button. Dieser öffnet einen Bestätigungsdialog, der mit der Aktion "Löschen" abgeschlossen wird. Danach ist das Angebot unwiderruflich gelöscht und man gelangt in die Übersicht der Angebote zurück.
Angebotsstatus ändern
Angebote können verschiedene Status einnehmen, die deutlich machen, wo sich ein Angebot gerade im Prozess befindet und welche Aktionen möglich sind. Nachfolgend werden alle Status und die möglichen Aktionen dargestellt.
Jedes Angebot wird initial mit dem Status "Entwurf" erstellt. Dieser Status erlaubt noch eine vollständige Bearbeitung und das Löschen des Angebots. Weiterhin haben diese Angebote noch keine Angebotsnummer aus dem zugehörigen Nummernkreis erhalten. Hat man das Angebot fertiggestellt, kann es finalisiert werden (siehe Angebot finalisieren).
Wenn ein finales Angebot an den Kunden versendet wurde, gibt es in der Regel drei mögliche Reaktionen:
- Der Kunde lehnt das Angebot ab (siehe Angebot verloren)
- Der Kunde nimmt das Angebot an (siehe Angebot gewonnen)
- Der Kunde wünscht eine Nachbesserung des Angebots (siehe Angebot kopieren)
Aus allen Status heraus kann ein Angebot verworfen werden (siehe Angebot verwerfen). Und ein Angebot kann, unabhängig vom aktuellen Status immer als Grundlage für ein neues Angebot verwendet werden (siehe Angebot kopieren).
Angebot finalisieren
Mit der Aktion "Angebot finalisieren" wird einem Angebot eine Angebotsnummer zugeordnet und der Status wird auf "Final" gesetzt. Es öffnet sich ein Pop-up Dialog, der aufzeigt, ob alle Bedingungen für die Finalisierung erfüllt sind.
Folgende Bedingungen müssen zum "Finalisieren" des Angebots erfüllt sein:
- Vorlage: Es wird eine Angebotsvorlage benötigt, um die Druckversion als PDF zu generieren.
- Angebotsposition: Es muss mindestens eine Angebotsposition erstellt worden sein.
- Leistungsposition: Für die Angebotspositionen "Dienstleistung nach Aufwand" und "Dienstleistung zum Festpreis" muss mindestens eine Leistungsposition erstellt worden sein.
Weiterhin werden Hinweise zu fehlenden Angaben gegeben:
- Bezeichnung: Es sollte eine Bezeichnung für das Angebot hinterlegt werden, damit das Angebot besser identifiziert werden kann.
- Einleitungstext: Im Unterpunkt "Übersicht" kann ein Einleitungstext eingegeben werden.
- Schlusstext: Im Unterpunkt "Übersicht" kann ein Schlusstext eingegeben werden.
- Zahlungsplan: Wenn eine Position vom Typ "Dienstleistung zum Festpreis" angelegt wurde, sollte auch ein entsprechender Zahlungsplan erstellt werden. Es erscheint eine Warnung, wenn der Zahlungsplan fehlt. Das Angebot kann aber trotzdem finalisiert werden.
Wird in dem Pop-up Dialog auf "Angebot finalisieren" geklickt, wird der Angebotsstatus auf "Final" gesetzt.
HINWEIS: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Angebot verwerfen
Es kann vorkommen, dass man ein Angebot erstellt und auch schon finalisiert und es anschließend doch nicht mehr benötigt. In diesem Fall, da eine Löschung nicht möglich ist, wird das Angebot verworfen. Man hat es also nicht gewonnen und auch nicht verloren, sondern es hat sich einfach erledigt.
Um ein Angebot zu verwerfen, klickst du in der Detailansicht oben rechts den "Angebot verwerfen" Button. Hierdurch wird der Status des Angebots auf "Verworfen" geändert. Das Angebot kann anschließend nicht mehr bearbeitet werden. Aber mit Aktion "Angebot kopieren" kann ein neues Angebot im Status "Entwurf" daraus erzeugt werden.
Angebot gewonnen
Nachdem ein Angebot an einen Kunden versandt wurde, bleibt dieses bis zur Ablehnung oder Annahme im Status "Final" stehen. Nimmt der Kunde das Angebot an, gilt es als "Gewonnen" und kann mit der Aktion "Angebot gewonnen" auch entsprechend gekennzeichnet werden.
Im Status "Gewonnen" erscheint dann auch die Aktion "Auftrag erstellen", die eine einfache Erzeugung eines Auftrags basierend auf dem Angebot ermöglicht, um den Kunden den entsprechenden Auftrag als PDF Dokument zusenden zu können.
Angebot verloren
Nachdem ein Angebot an einen Kunden versandt wurde, bleibt dieses bis zur Ablehnung oder Annahme im Status "Final" stehen. Lehnt der Kunde das Angebot ab, gilt es als "Verloren" und kann mit der Aktion "Angebot verloren" auch entsprechend gekennzeichnet werden.
Ein verlorenes Angebot kann dann nur noch kopiert oder verworfen werden.
Weitere Funktionen
Für ein Angebot stehen weitere Aktionen zur Verfügung, um ein Angebot zu versenden, kopieren, drucken, löschen oder mit Rabatten zu versehen.
Angebot versenden
Ein Angebot kann unabhängig vom Status als PDF-Dokument via E-Mail versendet werden. Somit ist es z.B. möglich, ein Entwurfsangebot einem Kunden zuzusenden und erst nach einer Freigabe das Angebot zu finalisieren. Sollte der Kunde noch Änderungswünsche haben, lassen sich diese einfach umsetzen, ohne dass ein neues Angebot erstellt werden muss.
Sobald ein Angebot finalisiert wird, erstellt foreknown auch das finale PDF Dokument mit den Angebotsdaten.
Der Versand via E-Mail wird mit der Aktion "Angebot versenden" ausgelöst. Es öffnet sich der Dialog "E-Mail senden", der mit Daten aus den "Standardeinstellungen für Angebote" voreingestellt wird.
Doku-Link: Weitere Details zu den "Standardeinstellungen für Angebote" findest Du in der Online Dokumentation unter "System Administration / Einstellungen".
Folgende Eigenschaften können für den Versand des Angebots via E-Mail eingestellt werden:
- Vorlage: Es kann eine E-Mail-Vorlage ausgewählt werden, die als Rahmen für den nachfolgenden Text verwendet wird. Über die Vorlagenverwaltung unter "System Administration / Vorlagen" können eigene E-Mail Vorlagen hinzugefügt werden. Eine einfache Standardvorlage, die lediglich den eingegebenen Text darstellt, wird bereits mitgeliefert.
- Von: Über eine Drop-Down Liste kann der Versender der E-Mail ausgewählt werden. Dieser ist mit dem angemeldeten Benutzer voreingestellt.
- An: In einem Textfeld können eine oder mehrere E-Mail-Adressen komma-separiert eingetragen werden. Das Feld wird mit der E-Mail-Adresse des am Angebot hinterlegten Ansprechpartners vorbelegt, sofern dieser gepflegt wurde und eine E-Mail-Adresse besitzt.
- CC: Wenn der Button "CC" ausgewählt wurde, erscheint ein weiteres Feld "CC", wo ebenfalls E-Mail-Adressen komma-separiert angegeben werden können. Diese erhalten die E-Mail in CC.
- BCC: Wenn der Button "BCC" ausgewählt wurde, erscheint ein weiteres Feld "BCC", wo ebenfalls E-Mail-Adressen komma-separiert angegeben werden können. Diese erhalten die E-Mail in BCC.
- Betreff: Es kann ein E-Mail-Betreff angegeben werden. Dieser wird mit dem Text "Angebot {offerNumber}" voreingestellt.
- E-Mail Text: Über einen Text-Editor mit eingeschränkten Formatierungsmöglichkeiten kann der Text der E-Mail bearbeitet werden. Wenn in den "Standardeinstellungen für Angebote" ein Textbaustein hinterlegt wurde, wird der Text mit ersetzten Platzhaltern voreingestellt und kann noch bearbeitet werden.
- Anhänge: Es wird der Dateianhang mit dem über die "Standardeinstellungen für Angebote" definierten Dateinamen angezeigt.
HINWEIS: Es besteht die Möglichkeit über die Standardeinstellungen für Angebote festzulegen, dass eventuell vorhandene, nicht interne Dokumente, die an einem unter "Dokumente" hinterlegt wurden, als separate PDF Dokumente, als ein zusammengefasstes PDF-Dokument oder im Angebotsdokument mit versendet werden.
(siehe "System Administration / Einstellungen")
Mit der Aktion "Senden" wird das Angebot an die angegebenen Empfänger mit dem angegebenen Betreff, E-Mail Text und Anhang versendet. Zusätzlich wird unter "Notizen" ein Eintrag erzeugt, der dokumentiert, dass das Angebot per E-Mail vom aktuellen Benutzer zur aktuellen Zeit versandt wurde.
Angebot kopieren
Um ein Angebot zu kopieren, klickst du in der Detailansicht des Angebots rechts oben auf den "Angebot kopieren" Button.
Folgende Daten müssen für das Erstellen einer Angebotskopie angegeben werden:
- Angebotsdatum: Aus einem Kalender kann ein Erstellungsdatum des Angebots ausgewählt werden.
- Referenznummer: Hier kann manuell eine Referenznummer angegeben werden. Diese ist üblicherweise eine Nummer, die vom Kunden bereitgestellt wurde und der Zuordnung auf Seiten des Kunden dient.
- Bezeichnung: Angabe des Titels des Angebots.
- Kundendaten übernehmen: Wird diese Checkbox ausgewählt, werden alle Daten des zum ausgewählten Angebots gehörenden Kunden übernommen.
- Rabatte übernehmen: Wird diese Checkbox ausgewählt, werden alle Rabatte des ausgewählten Angebots übernommen.
Mit der Aktion "Speichern" wird eine Kopie des Angebots im Status "Entwurf" angelegt. Mit der Aktion "Zurücksetzen" und "Abbrechen" werden die Eingaben verworfen und im Falle der Aktion "Abbrechen" wird der Dialog geschlossen.
Ein Angebot, der auf Basis eines bestehenden Angebots erstellt wurde, erhält in der Aktionsleiste den Button "Basisangebot anzeigen", wodurch man direkt in das ursprüngliche Angebot springt.
Rabatte hinterlegen
In einem Angebot können auch Rabatte hinterlegt werden. Diese Rabatte können sowohl auf einzelne Positionen als auch auf das gesamte Angebot angewendet werden.
Positionsrabatte
Durch einen Klick auf das "Label" Symbol hinter dem Titel einer Angebotsposition wird der Dialog "Positionsrabatt bearbeiten" geöffnet. Dieser ermöglicht die Erfassung eines Rabatts in Form eines Prozentwertes oder eines festen Betrags.
Prozentwerte können > 0 und <= 100 sein. Für einen festen Betrag kann man alle Werte > 0 eingeben. Wenn der Wert größer dem Wert der Position ist, kommt es zu einem Minuswert, was einer Gutschrift gleich kommt.
Ob eine Position einen Rabatt enthält, erkennst Du daran, dass zum einen das "Label" Symbol in grün dargestellt wird und zum anderen in grüner Schrift unterhalb des Titels der Rabatt ausgegeben wird.
Soll ein Positionsrabatt wieder gelöscht werden, kann dies auch über den "Positionsrabatt bearbeiten" Dialog geschehen. Durch einen Klick auf den roten "Rabatt löschen" Button, der neben dem "Speichern" Button erscheint, sobald ein Positionsrabatt vorhanden ist, wird der Rabatt sofort entfernt.
Gesamtrabatt
Durch einen Klick auf den Link "Rabatt hinzufügen" unterhalb der Positionen öffnet sich der Dialog "Gesamtrabatt bearbeiten". Da mehrere Gesamtrabatte angegeben werden können, muss zuerst ein beschreibender Name für den Gesamtrabatt angegeben werden z.B. "Treuerabatt". Auch die Gesamtrabatte können in Prozent oder als fester Betrag angegeben werden.
Prozentwerte können > 0 und <= 100 sein. Für einen festen Betrag kann man alle Werte > 0 eingeben. Wenn der feste Betrag größer ist oder auch die Summe der Rabatte größer ist als die Angebotssumme, kommt es zu einem Minusbetrag, was einer Gutschrift gleich kommt.
Ob ein Gesamtrabatt bereits hinterlegt wurde, erkennst Du an den Einträgen, die unterhalb der "Summe Netto" erscheinen. Es wird dann auch eine "Summe Netto inkl. Gesamtrabatt" angezeigt.
Zahlungsplan erstellen
Ein Zahlungsplan wird benötigt, wenn man für ein Angebot mit Angebotspositionen vom Typ "Dienstleistung zum Festpreis" die Zahlungsmodalitäten festlegen möchte. So werden häufig eine Anfangszahlung, eine oder mehreren Zwischenzahlungen und eine Abschlusszahlung verbunden mit bestimmten Bedingungen mit dem Kunden vereinbart.
Über den Reiter "Zahlungsplan" können ein oder mehrere Zahlungen für ein Angebot definiert werden. Der Zahlungsplan wird bei Annahme des Angebots auch in den Auftrag übernommen und kann bei Bedarf im Auftrag angepasst werden.
Durch einen Klick auf den Button "Eintrag erstellen" wird der Dialog "Zahlungsplaneintrag erstellen" geöffnet.
Für einen Zahlungsplaneintrag sind folgende Daten zu erfassen:
- Name: Eine eindeutige Bezeichnung eingeben z.B. "Erreichung Meilenstein 2"
- Beschreibung: Hier kannst Du Details zum Zahlungseintrag und Erfüllungskriterien beschreiben.
- Anzahl: Lege eine Anzahl fest. In der Regel wird ein Zahlungsplaneintrag die Anzahl 1 haben. Aber es können, je nach gewählter Einheit auch andere Werte sinnvoll sein.
- Einheit: Wähle eine Einheit aus der Drop-Down Liste aus. Möglich sind die Werte Stück, Stunde, Tag, Monat, und Pauschale.
- Preis / Einheit: Geben den Preis für die gewählte Einheit an.
- Gesamtbetrag: Zeigt den Betrag an, der sich aus Menge und Preis pro Einheit ergibt.
- Steuersatz: Den gültigen USt-Satz für den Zahlungsbetrag.
- Datum: Das geplante Fälligkeitsdatum für die Zahlung. Der Zahlungsplaneintrag erscheint ab Erreichen des Datums in der Leistungsübernahme unter dem Reiter "Zahlungsplan".
Mit der Aktion "Speichern" werden die Eingaben gespeichert. Mit der Aktion "Zurücksetzen" und "Abbrechen" werden die Eingaben verworfen und im Falle der Aktion "Abbrechen" wird der Dialog geschlossen.
Notizen bearbeiten
An einem Angebot können Notizen z.B. aus der Kommunikation via Telefon oder E-Mails vermerkt werden, um wichtige Informationen chronologisch zu dokumentieren. Da Notizen in vielen Bereichen von foreknown zum Einsatz kommen, findest Du eine detaillierte Beschreibung dieser Funktionalität unter Erste Schritte / Grundlagen / Notizen
Dokumente bearbeiten
An einem Angebot können zusätzliche Dokumente z.B. die allgemeinen Geschäftsbedingungen oder eine Preisliste hochgeladen werden, um diese später zusammen mit dem Angebot versenden zu können. Um ein oder mehrere Dokumente für ein Angebot hochzuladen, wählt man das gewünschte Angebot aus und öffnet den "Dokumente" Reiter.
Über eine Drop-Zone können PDF-Dokumente einfach durch Drag & Drop hinzugefügt werden. Alle bereits hochgeladenen Dokumente werden unterhalb der Drop-Zone aufgelistet. Jedes Dokument verfügt über ein Aktionsmenü, welches folgende Aktionen anbietet:
- Herunterladen: Das Dokument wird auf den lokalen Rechner heruntergeladen.
- Bearbeiten: Es öffnet sich ein Bearbeitungsdialog, in dem festgelegt werden kann, ob es sich um ein internes oder öffentliches Dokument handelt. Interne Dokumente können nicht per E-Mail an den Kunden versandt werden.
- Löschen: Das Dokument wird nach einer Bestätigung aus der Liste entfernt.
Weiterhin besteht über den Button "Herunterladen" oberhalb der Liste auf der rechten Seite die Möglichkeit,
- alle öffentlichen Dokumente als ein PDF Dokument herunterzuladen.
- alle internen Dokumente als ein PDF Dokument herunterzuladen.
HINWEIS: Es können nur Dokumente vom Mime-Type "application/pdf" als Rechnungsdokumente hochgeladen werden. Dabei darf das Dokument eine Größe von 20 MB nicht überschreiten.
Verknüpfungen verwalten
Ein Angebot kann durch bestimmte Aktionen mit einem anderen Angebot oder zu einem Auftrag verknüpft werden. Diese Verknüpfungen können über den Reiter "Verknüpfungen" angezeigt und verwaltet werden.
Folgende Aktionen erzeugen eine Verknüpfung:
- Kopieren: Durch diese Aktion wird auf Basis des aktuellen Angebots ein neues Angebot erzeugt. Dadurch entsteht am Quell-Angebot die Verknüpfung "ist kopiert nach" mit einem Link auf das neue Angebot und am neuen Angebot die Verknüpfung "ist kopiert von" mit einem Link auf das Quell-Angebot.
- Auftrag erstellen: Durch diese Aktion wird auf Basis des aktuellen Angebots ein neuer Auftrag erstellt. Dadurch entsteht am Quell-Angebot die Verknüpfung "ist Basis für" mit einem Link zum Auftrag und am neuen Auftrag die Verknüpfung "basiert auf" mit einem Link auf das Quell-Angebot.
- Auftrag zuordnen: Mit dieser Aktion, die sich oberhalb der Liste der Verknüpfungen befindet, wird ein Popup-Dialog geöffnet, über den ein bestehender Auftrag des Kunden, der für das Angebot ausgewählt wurde, ausgewählt und mit dem Angebot als "ist Basis für" verknüpft wird. Am ausgewählten Auftrag wird die Verknüpfung "basiert auf" mit Link auf das Angebot angezeigt.
Auf diese Weise sieht man auf einem Blick, welche Beziehungen zu einem Angebot bzw. Auftrag bestehen und kann über die Links direkt in die verknüpften Angebote bzw. Aufträge springen.
Jede Verknüpfung in der Liste besitzt ein Aktionsmenü, welches folgende Aktionen anbietet:
- Verknüpfung öffnen: Mit dieser Aktion wird das verknüpfte Angebot bzw. der verknüpfte Auftrag geöffnet.
- Verknüpfung löschen: Mit dieser Aktion wird eine Verknüpfung, die manuell über "Auftrag zuordnen" dem Angebot zugeordnet wurde, wieder entfernt. Verknüpfungen, die über "Kopieren" oder "Auftrag erstellen" erzeugt wurden, können nicht gelöscht werden.
Eine Verknüpfung am Angebot kann auch entstehen, wenn am Auftrag die Aktion "Angebot zuordnen" ausgeführt wird.