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  1. Startseite
  2. Dokumentation
  3. Funktionen
  4. System Administration
  5. Einstellungen

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

In diesem Kapitel werden alle Einstellungsmöglichkeiten der foreknown App für Dein Konto beschrieben.

Der Einstellungen-Dialog wird über den Menüpunkt "System Administration / Einstellungen" aufgerufen und ist nur für Benutzer mit der Rolle "Konto-Administrator" zugänglich.

Allgemeine Einstellungen

Einrichtungsassistent

Der Einrichtungsassistent erscheint auf der Startseite von foreknown und dient der Unterstützung bei der initialen Einrichtung Deines foreknown Kontos. Sobald die beschriebenen Schritte erledigt sind oder der Einrichtungsassistent nicht mehr angezeigt werden soll, kann über die Checkbox "Einrichtungsassistent anzeigen" bestimmt werden, ob dieser angezeigt oder ausgeblendet werden soll. Diese Einstellung wirkt sich für alle Konto-Administratoren aus.

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Zeiterfassung

Start der Zeiterfassung

Mit foreknown kann eine vollständige Zeiterfassung, die die Pflege von Anwesenheits-, Pausen- und Abwesenheitszeiten und die Erfassung von Tätigkeiten ermöglicht. Damit verbunden wird ein Zeitkonto pro Mitarbeiter verwaltet. Um festlegen zu können, ab welchen Datum die Zeiterfassung starten solle und somit Arbeitszeitbuchungen berücksichtigt werden, kann über diese Einstellung ein Startdatum für die Zeiterfassung definiert werden.

Alle Arbeitszeiten, die vor diesem Datum erfasst wurden, werden für die Berechnung der Salden der Zeitkonten nicht berücksichtigt. Eventuelle Startsalden können über die Verwaltung der Mitarbeiter über den Reiter "Zeitkonto" gebucht werden.

Konfiguration der Tätigkeitserfassung

Der Dialog zur Erfassung einer Tätigkeit enthält einige optionale Felder, die bei Bedarf global ausgeblendet werden können. Mit Hilfe der nachfolgend beschriebenen Checkboxen kann pro Feld entschieden werden, ob dieses für Mitarbeiter ein- oder ausgeblendet werden soll.

  1. Eingabefelder für Start- und Endzeit ausblenden: Wird diese Option angehakt, so werden die Eingabefelder die von/bis Uhrzeit ausgeblendet.
  2. Eingabefeld "Davon abrechenbar" ausblenden: Wird diese Option angehakt, so wird das Eingabefeld "Davon abrechenbar" ausgeblendet und es wird immer die erfasste Dauer als abrechenbar angenommen.
  3. Auswahl einer Aufgabe ausblenden: Wird diese Option angehakt, so wird die Auswahl einer Aufgabe ausgeblendet.
  4. Auswahl von Labels ausblenden: Wird diese Option angehakt, so wird die Möglichkeit, der Tätigkeit Labels zuordnen zu können, ausgeblendet. Bereits vorhandene Label sind somit auch nicht für den Mitarbeiter sichtbar.

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Standardeinstellungen für Angebote

Mit den nachfolgenden Einstellungen kann Einfluss auf den Erstellungsprozess von Angeboten und deren Versand via E-Mail genommen werden.

Einstellungen für die Erstellung

  1. Dateiname des Angebots: In einem Textfeld kann ein Dateiname für ein Angebot definiert werden. Mithilfe von Platzhaltern können bestimmte Informationen in den Dateinamen mit aufgenommen werden. (siehe Platzhalter)
  2. Textbaustein für den Einleitungstext: Es kann ein Textbaustein ausgewählt werden, der bei Erstellung eines Angebots automatisch als Einleitungstext eingefügt wird.
  3. Textbaustein für den Schlusstext: Es kann ein Textbaustein ausgewählt werden, der bei Erstellung eines Angebots automatisch als Schlusstext eingefügt wird.

Einstellungen für den E-Mail-Versand

  1. E-Mail Absender (Mailer): In diesem Drop-Down Auswahlfeld kann ein Absender für den Versand von Angeboten festgelegt werden. Die Absender ergeben sich aus den unter "System Administration / Anwendungen" erstellten Mail (SMTP) Anwendungen.
  2. E-Mail-Adressen der CC-Empfänger: In einem Textfeld können mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas separiert eingegeben werden. Diese E-Mail-Adressen werden dann als CC-Empfänger für E-Mails verwendet.
  3. E-Mail-Adressen der BCC-Empfänger: In einem Textfeld können mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas separiert eingegeben werden. Diese E-Mail-Adressen werden dann als BCC-Empfänger für E-Mails verwendet.
  4. Betreff der E-Mail: In einem Textfeld kann ein Betreff für die E-Mail zum Versenden des Angebots definiert werden. Mithilfe von Platzhaltern können bestimmte Informationen in den Betreff mit aufgenommen werden. (siehe Platzhalter)
  5. Textbaustein für die E-Mail: Es kann ein Textbaustein ausgewählt werden, der bei Erstellen einer E-Mail zum Versenden des Angebots an den Kunden in die E-Mail eingefügt wird.
  6. Methode für den Versand von Angebotsdokumenten: Es gibt vier Optionen, wie nicht-interne Dokumente eines Angebots behandelt werden während des Versands des Angebots als E-Mail.
    1. Keine Dokumente anhängen: Bei dieser Option werden alle Dokumente beim Versand des Angebots per E-Mail ignoriert.
    2. Dokumente einzeln anhängen: Bei dieser Option wird jedes relevante Dokument als separater Anhang zur E-Mail hinzugefügt.
    3. Dokumente zusammengeführt anhängen: Diese Option fasst alle relevanten Dokumente in einem pdf-Dokument zusammen und hängt dieses als separate Datei an die E-Mail an. Der Dateiname wird über das separate Feld "Dateiname des Dokumentenanhangs" festgelegt.
    4. Dokumente im Basisdokument einfügen: Bei dieser Option werden die relevanten Dokumente in das Angebots-PDF-Dokument integriert. Es gibt nur ein angehängtes pdf-Dokument mit dem Namen, der für den Dateinamen des Angebots definiert wurde.
  7. Dateiname des Dokumentenanhangs: Wenn die "Methode für den Versand von Angebotsdokumenten" auf "Dokumente zusammengeführt anhängen" eingestellt ist, wird über dieses Feld ein Dateiname für das kombinierte Dokument festgelegt. Platzhalter können verwendet werden, um bestimmte Informationen in den Dateinamen aufzunehmen. (siehe Platzhalter)

Die aktuellen Werte können über den Button "Bearbeiten" in einem Popup Dialog geändert werden.

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Standardeinstellungen für Aufträge

Mit den nachfolgenden Einstellungen kann Einfluss auf den Erstellungsprozess von Aufträgen und deren Versand via E-Mail genommen werden.

Einstellungen für die Erstellung

  1. Dateiname des Auftrags: In einem Textfeld kann ein Dateiname für einen Auftrag definiert werden. Mithilfe von Platzhaltern können bestimmte Informationen in den Dateinamen mit aufgenommen werden. (siehe Platzhalter)
  2. Textbaustein für den Einleitungstext: Es kann ein Textbaustein ausgewählt werden, der bei Erstellung eines Auftrags automatisch als Einleitungstext eingefügt wird.
  3. Textbaustein für den Schlusstext: Es kann ein Textbaustein ausgewählt werden, der bei Erstellung eines Auftrags automatisch als Schlusstext eingefügt wird.

Einstellungen für den E-Mail-Versand

  1. E-Mail Absender (Mailer): In diesem Drop-Down Auswahlfeld kann ein Absender für den Versand von Aufträgen festgelegt werden. Die Absender ergeben sich aus den unter "System Administration / Anwendungen" erstellten Mail (SMTP) Anwendungen.
  2. E-Mail-Adressen der CC-Empfänger: In einem Textfeld können mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas separiert eingegeben werden. Diese E-Mail-Adressen werden dann als CC-Empfänger für E-Mails verwendet.
  3. E-Mail-Adressen der BCC-Empfänger: In einem Textfeld können mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas separiert eingegeben werden. Diese E-Mail-Adressen werden dann als BCC-Empfänger für E-Mails verwendet.
  4. Betreff der E-Mail: In einem Textfeld kann ein Betreff für die E-Mail zum Versenden der Auftragsbestätigung definiert werden. Mithilfe von Platzhaltern können bestimmte Informationen in den Betreff mit aufgenommen werden. (siehe Platzhalter)
  5. Textbaustein für die E-Mail: Es kann ein Textbaustein ausgewählt werden, der bei Erstellen einer E-Mail zum Versenden des Auftrags an den Kunden in die E-Mail eingefügt wird.
  6. Methode für den Versand von Auftragsdokumenten: Es gibt vier Optionen, wie nicht-interne Dokumente eines Auftrags behandelt werden während des Versands des Auftrags bzw. der Auftragsbestätigung als E-Mail.
    1. Keine Dokumente anhängen: Bei dieser Option werden alle Dokumente beim Versand des Auftrags per E-Mail ignoriert.
    2. Dokumente einzeln anhängen: Bei dieser Option wird jedes relevante Dokument als separater Anhang zur E-Mail hinzugefügt.
    3. Dokumente zusammengeführt anhängen: Diese Option fasst alle relevanten Dokumente in einem pdf-Dokument zusammen und hängt dieses als separate Datei an die E-Mail an. Der Dateiname wird über das separate Feld "Dateiname des Dokumentenanhangs" festgelegt.
    4. Dokumente im Basisdokument einfügen: Bei dieser Option werden die relevanten Dokumente in das Auftrags-PDF-Dokument integriert. Es gibt nur ein angehängtes pdf-Dokument mit dem Namen, der für den Dateinamen des Auftrags definiert wurde.
  7. Dateiname des Dokumentenanhangs: Wenn die "Methode für den Versand von Auftragsdokumenten" auf "Dokumente zusammengeführt anhängen" eingestellt ist, wird über dieses Feld ein Dateiname für das kombinierte Dokument festgelegt. Platzhalter können verwendet werden, um bestimmte Informationen in den Dateinamen aufzunehmen. (siehe Platzhalter)

Die aktuellen Werte können über den Button "Bearbeiten" in einem Popup Dialog geändert werden.

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Standardeinstellungen für Rechnungen und Leistungsnachweise

Beim Erstellen von Rechnungen über den Rechnungsassistenten werden Einstellungen vorgenommen, die bestimmen, wie eine Rechnung und zugehörige Leistungsnachweise erzeugt werden. Mit den nachfolgenden Eigenschaften können Standardwerte festgelegt werden, die vom Rechnungsassistenten berücksichtigt werden.

Einstellungen für die Rechnung

  1. Gruppierung für Leistungen: Über ein Drop-Down Feld kann ausgewählt werden, welche Art der Gruppierung auf Leistungen angewendet werden soll, um Rechnungspositionen zu erzeugen.
  2. Gruppierung für Zusatzleistungen: Über ein Drop-Down Feld kann ausgewählt werden, welche Art der Gruppierung auf Zusatzleistungen angewendet werden soll, um Rechnungspositionen zu erzeugen.
  3. Name der Rechnung: In einem Textfeld kann ein Name für eine Rechnung definiert werden. Mithilfe von Platzhaltern können bestimmte Informationen in den Namen mit aufgenommen werden. (siehe Platzhalter)
  4. Dateiname der Rechnung: In einem Textfeld kann ein Dateiname für eine Rechnung definiert werden. Mithilfe von Platzhaltern können bestimmte Informationen in den Dateinamen mit aufgenommen werden. (siehe Platzhalter)
  5. Textbaustein für den Einleitungstext: Es kann ein Textbaustein ausgewählt werden, der bei Erstellung einer Rechnung automatisch als Einleitungstext eingefügt wird.
  6. Textbaustein für den Schlusstext: Es kann ein Textbaustein ausgewählt werden, der bei Erstellung einer Rechnung automatisch als Schlusstext eingefügt wird.

Einstellungen für den Leistungsnachweis

  1. Leistungsnachweis in Rechnung erstellen: Legt fest, ob ein Leistungsnachweis in das Rechnungsdokument mit integriert werden soll. Setzt voraus, dass die verwendete Rechnungsvorlage die Ausgabe unterstützt und das die Ausgabe über die Variable "showServiceEntryData" gesteuert wird.
  2. Separaten Leistungsnachweis beim Rechnungsversand ignorieren: Legt fest, ob ein Leistungsnachweis beim Versenden der Rechnung via E-Mail als Anhang hinzugefügt werden soll.
  3. Dateiname des Leistungsnachweises: In einem Textfeld kann ein Dateiname für einen Leistungsnachweis definiert werden. Mithilfe von Platzhaltern können bestimmte Informationen in den Dateinamen mit aufgenommen werden. (siehe Platzhalter)

Einstellungen für den E-Mail-Versand

  1. E-Mail Absender (Mailer): In diesem Drop-Down Auswahlfeld kann ein Absender für den Versand von Rechnungen und Leistungsnachweisen festgelegt werden. Die Absender ergeben sich aus den unter "System Administration / Anwendungen" erstellten Mail (SMTP) Anwendungen.
  2. E-Mail-Adressen der CC-Empfänger: In einem Textfeld können mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas separiert eingegeben werden. Diese E-Mail-Adressen werden dann als CC-Empfänger für E-Mails verwendet.
  3. E-Mail-Adressen der BCC-Empfänger: In einem Textfeld können mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas separiert eingegeben werden. Diese E-Mail-Adressen werden dann als BCC-Empfänger für E-Mails verwendet.
  4. Betreff der E-Mail (Rechnung): In einem Textfeld kann ein Betreff für die E-Mail zum Versenden der Rechnung definiert werden. Mithilfe von Platzhaltern können bestimmte Informationen in den Betreff mit aufgenommen werden. (siehe Platzhalter)
  5. Textbaustein für die E-Mail (Rechnung): Es kann ein Textbaustein ausgewählt werden, der bei Erstellen einer E-Mail zum Versenden einer Rechnung an den Kunden in die E-Mail eingefügt wird.
  6. Betreff der E-Mail (Leistungsnachweis): In einem Textfeld kann ein Betreff für die E-Mail zum Versenden des Leistungsnachweises definiert werden. Mithilfe von Platzhaltern können bestimmte Informationen in den Betreff mit aufgenommen werden. (siehe Platzhalter)
  7. Textbaustein für die E-Mail (Leistungsnachweis): Es kann ein Textbaustein ausgewählt werden, der bei Erstellen einer E-Mail zum Versenden eines Leistungsnachweises an den Kunden in die E-Mail eingefügt wird.
  8. Methode für den Versand von Rechnungsdokumenten: Es gibt vier Optionen, wie nicht-interne Dokumente einer Rechnung behandelt werden während des Versands der Rechnung als E-Mail.
    1. Keine Dokumente anhängen: Bei dieser Option werden alle Dokumente beim Versand der Rechnung per E-Mail ignoriert.
    2. Dokumente einzeln anhängen: Bei dieser Option wird jedes relevante Dokument als separater Anhang zur E-Mail hinzugefügt.
    3. Dokumente zusammengeführt anhängen: Diese Option fasst alle relevanten Dokumente in einem pdf-Dokument zusammen und hängt dieses als separate Datei an die E-Mail an. Der Dateiname wird über das separate Feld "Dateiname des Dokumentenanhangs" festgelegt.
    4. Dokumente im Basisdokument einfügen: Bei dieser Option werden die relevanten Dokumente in das Rechnungs-PDF-Dokument integriert. Es gibt nur ein angehängtes pdf-Dokument mit dem Namen, der für den Dateinamen der Rechnung definiert wurde.
  9. Dateiname des Dokumentenanhangs: Wenn die "Methode für den Versand von Rechnungsdokumenten" auf "Dokumente zusammengeführt anhängen" eingestellt ist, wird über dieses Feld ein Dateiname für das kombinierte Dokument festgelegt. Platzhalter können verwendet werden, um bestimmte Informationen in den Dateinamen aufzunehmen. (siehe Platzhalter)

Die aktuellen Werte können über den Button "Bearbeiten" in einem Popup Dialog geändert werden.

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Platzhalter

Nachfolgend werden alle Platzhalter beschrieben.

HINWEIS: Platzhalter, die als optional gekennzeichnet sind, müssen mit einem Fragezeichen im Platzhalter versehen werden. Andernfalls würde der Platzhalter nicht entfernt, wenn die erforderlichen Daten nicht zur Verfügung stehen.

Beispiel: {?customerNumber}

  1. Angebote
    1. Angebotsdatum: siehe Platzhalter für einen Datumswert
    2. Angebotsnummer: {offerNumber}
    3. Name des Kunden: {customerName}
    4. Kundennummer (optional): {customerNumber}
  2. Aufträge
    1. Auftragsdatum: siehe Platzhalter für einen Datumswert
    2. Auftragsnummer: {orderNumber}
    3. Auftragsversion: {versionNumber}
    4. Name des Kunden: {customerName}
    5. Kundennummer (optional): {customerNumber}
  3. Rechnungen, zusammengefügte Rechnungsdokumente und Leistungsnachweise:
    1. Rechnungsdatum: siehe Platzhalter für einen Datumswert
    2. Startdatum des Leistungszeitraums (optional): Das Startdatum des ausgewählten Leistungszeitraums kann mit all seinen Bestandteilen über die nachfolgenden Platzhalter mit in den Namen der Rechnung integriert werden.
      1. {SSYYYY}: Vollständige Jahreszahl
      2. {SSYY}: Zweistellige Jahreszahl
      3. {SSMM}: Monat als zweistellige Zahl
      4. {SSMMM}: Monat als Text (kurze Version z.B. Jan)
      5. {SSMMMM}: Monat als Text (lange Version z.B. Januar)
      6. {SSDD}: Tag als zweistellige Zahl
      7. {SSW}: Woche als ein- bzw. zweistellige Zahl
      8. {SSWW}: Woche als zweistellige Zahl
    3. Enddatum des Leistungszeitraums (optional): Das Enddatum des ausgewählten Leistungszeitraums kann mit all seinen Bestandteilen über die nachfolgenden Platzhalter mit in den Namen der Rechnung integriert werden.
      1. {SEYYYY}: Vollständige Jahreszahl
      2. {SEYY}: Zweistellige Jahreszahl
      3. {SEMM}: Monat als zweistellige Zahl
      4. {SEMMM}: Monat als Text (kurze Version z.B. Jan)
      5. {SEMMMM}: Monat als Text (lange Version z.B. Januar)
      6. {SEDD}: Tag als zweistellige Zahl
      7. {SEW}: Woche als ein- bzw. zweistellige Zahl
      8. {SEWW}: Woche als zweistellige Zahl
    4. Rechnungsnummer: {invoiceNumber}
    5. Name des Kunden: {customerName}
    6. Kundennummer (optional): {customerNumber}
    7. Auftragsreferenz (optional): {orderReference}
    8. Auftragsnummer (optional): {orderNumber}
    9. Auftragsname (optional): {orderName}
    10. Kostenstelle aus Auftrag (optional): {costCenterId}

Platzhalter für einen Datumswert

  • {YYYY}: Vollständige Jahreszahl
  • {YY}: Zweistellige Jahreszahl
  • {MM}: Monat als zweistellige Zahl
  • {MMM}: Monat als Text (kurze Version z.B. Jan)
  • {MMMM}: Monat als Text (lange Version z.B. Januar)
  • {DD}: Tag als zweistellige Zahl
  • {W}: Woche als ein- bzw. zweistellige Zahl
  • {WW}: Woche als zweistellige Zahl

Beispiel: Es soll ein Dateiname für eine Rechnung erzeugt werden, der die Kunden-Nr., die Auftrags-Nr. und die Rechnungs-Nr. enthält und das Leistungsenddatum.

Lösung: {invoiceNumber}_{customerNumber}_{orderNumber}_{SEYYYY}{SEMM}{SEDD} Ergebnis: RE-2023-10023_KD-10002_AU_2023_10035_20231231.pdf

WICHTIG: Bitte beachten, dass bei allen Einstellungen, die einen Dateinamen erzeugen, immer nur Zeichen verwendet werden, die für Dateinamen zugelassen sind. Es empfiehlt sich nur Buchstaben, Zahlen und Zeichen wie z.B. Unterstrich, Bindestrich zu verwenden. Umlaute oder Zeichen wie z.B. Kaufmanns-Und oder Fragezeichen können für manche Betriebssysteme problematisch sein.

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