Mit dem aktuellen Release 1.4 haben wir in foreknown den Grundstein für ein Projekt- und Aufgabenmanagement gelegt. Aber warum braucht foreknown diese Funktionalität?

Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe, die wir in diesem Artikel erläutern möchten.

Ziele von foreknown

Die Weiterentwicklung von foreknown ist aktuell durch zwei wesentliche Ziele geprägt.

Jira Integration in Echtzeit

Wir befinden wir uns mitten in der Entwicklung der Jira-Integration, um Projekte, Aufgaben und Arbeitszeiten in Echtzeit mit foreknown zu synchronisieren. Dafür haben wir jetzt die erforderlichen Strukturen in foreknown umgesetzt.

Die Daten, die wir auf diesem Wege erhalten, liefern uns so viele Möglichkeiten, Mehrwerte für unsere Nutzer zu schaffen. Sei es die Abrechnung von erfassten Arbeitszeiten, die Auswertung von Plan/Ist-Werten oder die Bereitstellung von Prognosen, um gesetzte Meilensteine zu validieren.

Das bringt uns zum zweiten Ziel.

Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten

Mit foreknown schaffen wir ein Werkzeug, welches für alle Beteiligten, ob Manager, Projekt Manager, Team Manager oder Team Mitglieder, wichtige Kennzahlen und Prognosen aufbereitet, um Probleme früher erkennen und die richtigen Maßnahmen ergreifen zu können.

Mit den letzten zwei Major-Releases haben wir bereits erste Controlling-Funktionen, wie die KPIs auf Leistungsebene und die KPIs auf Auftragsebene, bereitgestellt. Und mit zukünftigen Releases werden wir noch viele weitere Auswertungsmöglichkeiten schaffen. Dabei werden wir zwischen rollenbezogenen Dashboards und Controlling-Funktionen an den einzelnen Geschäftsobjekten, wie z.B. Aufträge, Leistungen, Projekte, Aufgaben, Kunden unterscheiden.

Wo die Reise hingeht...

Aktuell schöpft der neue Bereich "Projektmanagement" in foreknown noch nicht alle Möglichkeiten aus. Doch das wird sich über die nächsten Releases schnell ändern. Denn wir haben eine klare Vision, wie diese Bereiche in foreknown ausgebaut werden.

Projekte

Die Projekte in foreknown dienen der Umsetzung von gewonnenen Aufträgen. Daher werden wir zukünftig Aufträge bzw. auch einzelne Auftragspositionen projektieren, also einem Projekt für die Umsetzung zuordnen. Sämtliche Arbeitszeiten werden nicht nur im Kontext einer Aufgabe erfasst, sondern werden direkt den zugehörigen Auftragspositionen als Leistungen automatisch zugeordnet werden. Somit stellen wir sicher, dass auch bei der Projektumsetzung immer der Fokus auf dem zugrunde liegenden Auftrag des Kunden bestehen bleibt.

Weiterhin werden Projekte um eine Controlling Funktion erweitert, so wie es heute bereits für Aufträge existiert, um den gesamten Entwicklungsprozess insbesondere auch für agile Projekte (Scrum, Kanban) in der Planung und Umsetzung ideal zu unterstützen.

Foreknown wird Kennzahlen (KPIs) und Auswertungen liefern, die unter anderem

  • den Planungszustand des Produkt Backlogs aufzeigen
  • eine mögliche Verteilung der geschätzten Aufgaben auf die nächsten Sprints darstellen
  • die Machbarkeit von Meilensteinen prüfen und Engpässe aufzeigen
  • den Fertigstellungsgrad von Epics, Releases und Meilensteinen liefern

Mit diesen Erkenntnissen behält das gesamte Team den Fokus auf die wichtigen Themen, um Projekte erfolgreicher umsetzen zu können.

Aufgaben

Die Aufgaben stellen die kleinste Einheit für die Ermittlung von Plan-/Ist-Abweichungen dar und liefern ebenfalls wichtige Informationen, warum z.B. Sprintziele nicht erreicht wurden oder die Team-Velocity sinkt.

Daher werden wir auch auf der Ebene der Aufgaben eine Controlling-Funktionalität mit wichtigen Kennzahlen schaffen.

Für die Retrospektive ist es wichtig, die Aufgaben zu identifizieren, die starkte Abweichungen vom ursprünglichen Plan aufweisen. Warum hat man sich verschätzt und wie kann man für die Zukunft die Schätzungen verbessern? Diese Fragen können durch eine Gegenüberstellung der Plan- und Ist-Aufwände, durch einen Aktivitätsindex und andere Indikatoren besser beurteilt werden.

Weiterhin können Parallelen zwischen bereits umgesetzen und noch zu schätzenden Aufgaben genutzt werden, um Erfahrungswerte aus der Vergangenheit zu berücksichtigen.

Fazit

Foreknown liefert heute bereits wichtige Kennzahlen, um als Unternehmer, Projekt Manager oder Team Manager aktuelle Entwicklungen früher erkennen und beurteilen zu können.

Mit den Controlling-Funktionen des Projekt- und Aufgabenmanagements werden zukünftig noch viele weitere Kennzahlen und Auswertungsmöglichkeiten geschaffen. Alles mmit dem Ziel, allen Beteiligten in Projekten mehr Sicherheit bei der Umsetzung Ihrer Aufgaben zu geben.

Nur der, der die tatsächlichen Gründe für vergangene Missstände erkennt, kann daraus für die Zukunft lernen.