In jedem Unternehmen fallen Abwesenheiten von Mitarbeitern an — sei es durch Urlaub, Krankheit oder andere Gründe. Für eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es wichtig, dass der Steuerberater regelmäßig über diese Abwesenheiten informiert wird. Doch wie lässt sich dieser Prozess effizient und fehlerfrei gestalten? In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie Du mit foreknown eine einfache Erfassung für die Mitarbeiter und effiziente Bereitstellung aller relevanten Abwesenheitsdaten für den Steuerberater in übersichtlichen und individuell anpassbaren Mitarbeiterberichten gewährleisten kannst.

Für die Lohnabrechnung sind folgende Abwesenheitsdaten relevant:

  1. Urlaubstage: Anzahl der genommenen und verbleibenden Urlaubstage pro Mitarbeiter.
  2. Krankmeldungen: Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit, ggf. mit Information über eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU).
  3. Sonderurlaube: Zusätzliche Urlaubstage z.B. aufgrund einer Eheschließung, eines Todesfalls in der Familie oder anderer persönlicher Anlässe.
  4. Mutterschutz/Elternzeit: Abwesenheiten aufgrund von Mutterschutz oder Elternzeit.
  5. Unbezahlter Urlaub / Freistellungen: Zeiträume, in denen der Mitarbeiter ohne Entgeltfortzahlung freigestellt ist.

Herausforderungen

Diese Informationen müssen dem Steuerberater in der Regel monatlich, spätestens bis zur Lohnabrechnung, vorliegen. Viele Unternehmen stehen allerdings vor den Herausforderungen, dass die Abwesenheitsdaten

  • nicht rechtzeitig vorliegen.
  • aufwendig in Exceltabellen manuell zusammengetragen werden müssen.
  • häufig erst sehr spät an den Steuerberater übermittelt werden können.

Dadurch können sich Fehler in der Lohnabrechnung einschleichen, was im schlimmsten Fall rechtliche und finanzielle Folgen haben kann.

Lösung

Diese Herausforderungen lassen sich mit den neuen Funktionen des foreknown Release 2.16 bestens meistern.

Abwesenheitstypen & -gründe: Die unterschiedlichen Abwesenheitsarten können gemäß den gesetzlichen Anforderungen in foreknown abgebildet werden. Zu diesem Zweck gibt es zum einen die grundlegenden Abwesenheitstypen "Urlaub", "Krankheit", "Überstundenabbau", "Informativ" und "Sonstige Abwesenheiten".

Darüber hinaus können pro Abwesenheitstyp individuelle Abwesenheitsgründe festgelegt werden, um z.B. bei Krankheitsmeldungen zwischen "mit AU" und "ohne AU" unterscheiden zu können.


Diese Abwesenheitsgründe bilden die Grundlage für die nachfolgende Erfassung und Auswertung von Abwesenheiten.

Einfache Erfassung: Desweiteren ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter Ihre Abwesenheitsdaten einfach und korrekt erfassen können, um eine schnelle, vollständige Erfassung zum Stichtag zu gewährleisten. Zu diesem Zweck wurden neue Dialoge zur Erfassung von Urlaubs- und Krankheitsmeldungen in der Zeiterfassung geschaffen, die nun auch die individuellen Abwesenheitsgründe und andere vertraglichen Voreinstellungen berücksichtigen.



Mitarbeiterberichte: Um die relevanten Daten für die Lohnabrechnung zu exportieren, wurde im aktuellen Release eine neue Excel-Vorlage für einen monatsbasierten Mitarbeiterbericht bereitgestellt, welche die hinterlegten Abwesenheitsgründe berücksichtigt und an individuelle Anforderungen angepasst werden kann.


Auf diese Weise werden für einen ausgewählten Monat die Abwesenheitsdaten als übersichtliche Exceltabelle exportiert.


Fazit

Durch die konfigurierbaren Abwesenheitsgründe, die einfachere Erfassung von Abwesenheiten und die individuell gestaltbaren, monatlichen Mitarbeiterberichte lassen sich alle relevanten Daten auf Knopfdruck für die Lohnabrechnung exportieren. Somit werden Abwesenheitsdaten schneller erfasst und leichter nach Excel exportiert und somit manuelle Fehler eliminiert.

Links zur Dokumentation