Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Abwesenheitsgrund suchen
- Abwesenheitsgrund erstellen
- Abwesenheitsgrund bearbeiten
- Abwesenheitsgrund löschen
Einleitung
Die Erstellung von Abwesenheitsgründen dient dazu, die Erfassung von Abwesenheiten wie z.B. durch Krankheit oder Urlaub detaillierter unterscheiden zu können. Auf diese Weise kann z.B. für Urlaub festgelegt werden, ob es sich um einen normalen Urlaub oder einen Sonderurlaub handelt. Weiterhin können auch unterschiedliche Gründe für Abwesenheiten durch Krankheit hinterlegt werden z.B. Kindkrank, Krank mit AU, Krank ohne AU, ...
Die Verwaltung von Abwesenheitsgründen ist über den Menüpunkt "System Administration / Abwesenheitsgründe" für Benutzer mit der Rolle "Konto-Administrator" zugänglich.
HINWEIS: Die Abwesenheitsgründe werden auch für einen speziellen Mitarbeiterbericht über krankheitsbedingte Fehlzeiten verwendet, in dem die Abkürzungen der Abwesenheitsgründe in einer Excel-Tabelle angezeigt werden. Siehe Personalwesen / Mitarbeiter / Mitarbeiterberichte erstellen
Wenn Sie diesen Excel-Bericht für Mitarbeiter verwenden möchten, müssen Sie Abwesenheitsgründe für den Abwesenheitstyp "Krankheit" einschließlich entsprechender Abkürzungen, die in der Excel-Tabelle angezeigt werden, definieren.
Abwesenheitsgrund suchen
Im oberen Bereich der Listenansicht befindet sich das Suchfeld und der "+ Neu" Button (siehe auch Abwesenheitsgrund erstellen). Unterhalb dieses Bereichs werden alle bereits erstellten Abwesenheitsgründe in Form einer Liste, die blätter-, filter- und sortierbar ist, angezeigt.
Gibt man in das Eingabefeld einen Suchbegriff ein, so zeigt die Liste nur noch die Abwesenheitsgründe an, die den eingegebenen Suchbegriff im Namen oder im Kürzel enthalten. Auf diese Weise können einzelne Abwesenheitsgründe schnell gefunden und für die Bearbeitung geöffnet werden.
Abwesenheitsgrund erstellen
Um einen neuen Abwesenheitsgrund zu erstellen, klickst Du auf den Button "+ Neu", der sich oben rechts neben dem Suchfeld befindet. Dieser Button öffnet den Popup Dialog "Abwesenheitsgrund erstellen".
Folgende Eigenschaften müssen/können für einen neuen Abwesenheitsgrund angegeben werden:
- Abwesenheitstyp: Hier muss Abwesenheitstyp aus der Liste ausgewählt werden. Mögliche Werte sind:
- Sonstige Abwesenheit
- Überstundenabbau
- Informativ
- Krankheit
- Urlaub
- Grund: In diesem Eingabefeld wird die Bezeichnung des Abwesenheitsgrundes angegeben. Dieser erscheint bei der Erfassung einer Abwesenheit in der Zeiterfassung.
- Kürzel: Eindeutiges Kürzel, welches max. 3 Zeichen enthalten sollte, da das Kürzel auch für Excelauswertungen verwendet wird.
- Beschreibung: Es kann eine zusätzliche Beschreibung für den Abwesenheitsgrund angegeben werden, welcher bei der Erfassung einer Abwesenheit angezeigt wird.
Mit der Aktion "Speichern" wird ein neuer Abwesenheitsgrund erstellt. Mit der Aktion "Zurücksetzen" und "Abbrechen" werden die Eingaben verworfen und im Falle der Aktion "Abbrechen" wird der Dialog geschlossen.
Abwesenheitsgrund bearbeiten
Um die Daten eines Abwesenheitsgrundes zu bearbeiten, kann über das Aktionsmenü die Aktion "Abwesenheitsgrund bearbeiten" ausgeführt werden. Daraufhin öffnet sich der "Abwesenheitsgrund bearbeiten" Dialog, in dem alle Eigenschaften des Abwesenheitsgrundes (siehe Dialog unter "Abwesenheitsgrund erstellen") bearbeitet werden können.
Abwesenheitsgrund löschen
Über das Aktionsmenü mit der Aktion "Abwesenheitsgrund löschen" kann ein Abwesenheitsgrund wieder gelöscht werden. Wird in dem darauf folgenden Dialog mit der Aktion "Löschen" bestätigt, wird der Abwesenheitsgrund unwiderruflich gelöscht.