Einleitung
Die Erfassung und Abrechnung von Rufbereitschaftszeiten stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Einerseits müssen erbrachte Leistungen zuverlässig dokumentiert und korrekt an den Kunden abgerechnet werden. Andererseits gilt es, die Vergütung der Mitarbeitenden fair und nachvollziehbar zu gestalten. Fehlende Transparenz oder aufwendige manuelle Prozesse führen oft zu Fehlern und unnötigem Mehraufwand.
Mit dem Release 2.15 bietet foreknown eine umfassende Lösung zur Erfassung, Nachverfolgung und Abrechnung von Rufbereitschaftszeiten. Unternehmen können jetzt nicht nur Bereitschaftszeiten lückenlos dokumentieren, sondern auch geleistete Tätigkeiten genau erfassen und abrechnen – sowohl gegenüber Kunden als auch intern für die Vergütung der Mitarbeitenden. In diesem Artikel zeigen wir, wie foreknown diese Prozesse vereinfacht und welche Vorteile sich daraus ergeben.
Planung von Rufbereitschaften
Bevor eine Rufbereitschaft stattfindet, muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitenden erfahren, wann sie für eine Rufbereitschaft zur Verfügung stehen sollen. Dieses geschieht in foreknown über die Erfassung einer Rufbereitschaftsdauer, die im Kalender des Mitarbeitenden hinterlegt werden kann.
Für Mitarbeiter mit einem Erfassungstyp "Anwesenheitszeit" oder "Vollzeit" kann über das Drop-Down Menü unter "Arbeitszeit / + Abwesenheitszeit" die Rufbereitschaft gebucht werden.
Für Mitarbeiter mit dem Erfassungstyp "Projektzeit" findet man diese Option unter "Abwesenheit & Rufbereitschaft". Es öffnet sich der nachfolgende Dialog, über den zeitgenau die Rufbereitschaft eingetragen werden kann.
Wie viele Stunden für einen Mitarbeitenden auf diese Weise eingeplant wurden, lässt sich im Zeitkonto des Mitarbeitenden ermitteln, wo die Summe der geplanten Rufbereitschaft (blauer Wert in der KPI-Box "Rufbereitschaft") für das ausgewählte Jahr ausgegeben wird.
Somit lassen sich Rufbereitschaften pro Mitarbeitenden im Kalender hinterlegen.
Erfassung von Tätigkeiten für eine Rufbereitschaft
Sobald eine Rufbereitschaft stattgefunden hat und ggf. auch Tätigkeiten daraus resultieren, müssen die tatsächlich angefallenen Zeiten für die Bereitschaft und die Tätigkeiten durch die jeweiligen Mitarbeitenden gebucht werden können. Diese Tätigkeitsbuchungen müssen so stattfinden, dass wohl die Abrechnung gegenüber dem Auftraggeber als auch die Vergütung gegenüber den Mitarbeitenden korrekt abgeleitet werden können.
Um die Buchung von Tätigkeiten für den Mitarbeitenden so einfach wie möglich zu gestalten, können spezielle Aufgaben angelegt werden, die lediglich ein reserviertes Label erhalten müssen, um die Art der Tätigkeit differenzieren zu können und die Erstellung von Regeln für die Zuordnung auf dafür vorgesehene Auftragspositionen zu vereinfachen.
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OnCallServiceTime: Erhält eine Aufgabe dieses Label, so werden alle Tätigkeiten automatisch mit der Einstellung "Rufbereitschaft / Dauer der Rufbereitschaft" erzeugt und erhalten zudem ebenfalls das Label "OnCallServiceTime", welches in einer Regel abgefragt werden kann.
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OnCallServiceIncident: Erhält eine Aufgabe dieses Label, so werden alle Tätigkeiten automatisch mit der Einstellung "Rufbereitschaft / Tatsächliche Einsatzzeit" erzeugt und erhalten zudem ebenfalls das Label "OnCallServiceIncident", welches in einer Regel abgefragt werden kann.
HINWEIS: Bitte beachte die korrekte Schreibweise der Label-Namen unter Berücksichtigung der Kein-/Großschreibung.
Beim Buchen einer Tätigkeit auf eine Aufgabe mit einem der o.g. Labels führt dazu, dass die Einstellung "Rufbereitschaft" und die Art der Rufbereitschaft automatisch korrekt vorselektiert sind.
Auf diese Weise muss sich der Mitarbeitende nicht mehr um diese Einstellungen kümmern.
TIPP: Wenn man immer über dedizierte Aufgaben die Steuerung der Tätigkeiten für Rufbereitschaften realisiert, so kann man über "System Administration / Einstellungen / Zeiterfassung / Konfiguration der Zeiterfassung" die Felder "Labels" und "Rufbereitschaft" ausblenden, und somit sicherstellen, dass keine Veränderungen bei der Tätigkeitserfassung vorgenommen werden.
Alternativ lassen sich Tätigkeiten für Rufbereitschaften auch direkt über den oben gezeigten "Tätigkeit erstellen" Dialog erfassen, ohne dass die Aufgabe über das entsprechende Label verfügt. Allerdings erschwert das fehlende Label später die regel-basierte Zuordnung zu einer Auftragsposition oder der Mitarbeitende müsste bei jeder Buchung daran denken, ein bestimmten Label zusätzlich auszuwählen. Gleiches gilt für eine Tätigkeitsbuchung ohne Aufgabenbezug.
HINWEIS: Die Vereinbarungen für die Abrechnung von Rufbereitschaften können sich pro Kunde und auch pro Mitarbeitenden unterscheiden. Es kann sein, dass man immer die vollständige Rufbereitschaft unabhängig von daraus resultierenden Tätigkeiten abrechnet/vergütet oder dass die Dauer der resultierenden Tätigkeiten von der Dauer der Rufbereitschaft abgezogen werden muss.
Beispiel: Es wurden 4h Rufbereitschaft von 19:00 - 23:00 Uhr vereinbart.
1. Fall: Es sind keine Tätigkeiten angefallen.
- Somit werden 4h auf eine "Rufbereitschaft ohne Tätigkeit" Aufgabe gebucht.
- 4h Rufbereitschaft können für den Kunden abgerechnet werden.
- 4h Rufbereitschaft können dem Mitarbeitenden vergütet werden.
2. Fall: Es ist 1h Tätigkeit von 20:00 - 21:00 Uhr, also innerhalb der Rufbereitschaft, angefallen. Der Kunde zahlt immer die volle Dauer der Rufbereitschaft und zusätzlich resultierende Tätigkeiten. Der Mitarbeitende erhält aber nur die reine Rufbereitschaft vergütet, da resultierende Tätigkeiten auf seine Arbeitszeit angerechnet werden.
- Somit werden 3h auf eine Aufgabe "Rufbereitschaft ohne Tätigkeit" gebucht, wobei die fakturierbare Zeit dieser Tätigkeitsbuchung auf 4h gesetzt wird. Weiterhin wird 1h auf eine Aufgabe "Tätigkeit innerhalb Rufbereitschaft" gebucht.
- 4h Rufbereitschaft können für den Kunden abgerechnet werden.
- 3h Rufbereitschaft können dem Mitarbeitenden vergütet werden.
- 1h Tätigkeit innerhalb der Rufbereitschaft können für den Kunden abgerechnet werden.
- 1h Tätigkeit innerhalb der Rufbereitschaft können auf die Arbeitszeit des Mitarbeitenden angerechnet werden.
3. Fall: Es ist 1h Tätigkeit von 22:30 - 23:30 Uhr, also teilweise außerhalb der Rufbereitschaft, angefallen. Der Kunde zahlt immer die volle Dauer der Rufbereitschaft und zusätzlich resultierende Tätigkeiten. Der Mitarbeitende erhält aber nur die reine Rufbereitschaft vergütet, da resultierende Tätigkeiten auf seine Arbeitszeit angerechnet werden.
- Somit werden 3h 30m auf eine Aufgabe "Rufbereitschaft ohne Tätigkeit" gebucht, wobei die fakturierbare Zeit dieser Tätigkeitsbuchung auf 4h 30m gesetzt wird. Weiterhin wird 1h auf eine Aufgabe "Tätigkeit innerhalb Rufbereitschaft" gebucht.
- 4h Rufbereitschaft können für den Kunden abgerechnet werden. (ggf. auch 4h 30m)
- 3h 30m Rufbereitschaft können dem Mitarbeitenden vergütet werden.
- 1h Tätigkeit innerhalb der Rufbereitschaft können für den Kunden abgerechnet werden.
- 1h Tätigkeit innerhalb der Rufbereitschaft können auf die Arbeitszeit des Mitarbeitenden angerechnet werden.
Wichtig: Je nach Vereinbarung mit einem Kunden / Mitarbeitenden muss die Buchung die o.g. Fälle durch den Mitarbeitenden korrekt durchgeführt werden, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten.
Tätigkeiten aus Rufbereitschaften abrechnen
Wie bereits im vorherigen Abschnitt beschrieben, können die dort beschriebenen Labels dazu verwendet werden, die Tätigkeitsbuchungen aus Rufbereitschaften zu identifizieren und auch zu unterscheiden, ob es eine reine Rufbereitschaft oder eine geleistete Tätigkeit aus einer Rufbereitschaft ist.
Wenn man in dem Kundenauftrag entsprechende Auftragspositionen vorsieht, die zum einen die Rufbereitschaft selbst als auch geleistete Tätigkeiten vorsehen, so können Leistungen aus den Rufbereitschaften mit den gewünschten Konditionen erzeugt und über den Auftrag abgerechnet werden.
Hier ein Beispiel, wie eine Auftragsposition für Rufbereitschaft aussehen könnte:
In diesem Beispiel nutzen wir eigens für die Rufbereitschaft angelegte Leistungsarten, die für die reine Rufbereitschaft und für die Tätigkeiten während einer Rufbereitschaft verwendet werden können.
TIPP: Um individuelle Stundensätze pro Kunde für die Rufbereitschaft zu pflegen, kannst Du die Preislisten nutzen, und die Preise für die o.g. Leistungsarten überschreiben. Diese werden dann automatisch bei neuen Aufträgen des Kunden vorgeschlagen.
Um die mit den o.g. Labels erfassten Tätigkeiten auf die gewünschten Auftragspositionen zu buchen, sind somit zwei Regeln erforderlich, die die Leistungen mit dem Label "OnCallServiceTime" auf die Position "1.1 Rufbereitschaft ohne Tätigkeit" und die Leistungen mit dem Label "OnCallServiceIncident" auf die Position "1.2 Tätigkeit innerhalb Rufbereitschaft" buchen.
Natürlich können auch zwei separate Positionen und andere Leistungsarten verwendet werden, um dasselbe Ergebnis für die Abrechnung zu erzielen. Durch die Regeln erhalten wir nun in der Leistungsübernahme die gewünschten Vorschläge für zu erzeugende Leistungen, sofern für die Regel keine automatische Erzeugung der Leistungen aktiviert wurde.
Nachdem alle Leistungen übernommen wurden, können diese einfach über den Rechnungsassistenten mit allen anderen Leistungen auf eine Rechnung gebracht und abgerechnet werden.
Rufbereitschaftsdauer für Mitarbeitende ermitteln
Eine Rufbereitschaft wirkt sich in der Regel auch auf Mitarbeitende aus, der je nach Tarif einen Anspruch auf Vergütung haben. Daher ist es wichtig, einen Rufbereitschaftsbericht erzeugen zu können, der z.B. monatlich die Summe der Rufbereitschaften pro Mitarbeitenden ausgibt, um eine entsprechende Vergütung auszulösen.
Für diesen Zweck wurde ein Mitarbeiterbericht geschaffen, der sämtliche relevanten Zeiten für einen gewählten Zeitraum als Exceltabelle bereitstellt.
Download: Die Excelvorlage für einen Mitarbeiterbericht, der alle relevanten Daten der Rufbereitschaft enthält, kannst Du mit folgendem Link herunterladen.
Um diese Vorlage in deiner foreknown Instanz nutzen zu können, sind folgende Schritte notwendig:
- Öffne als Administrator die Seite "System Administration / Vorlagen".
- Erstelle eine neue Vorlage über die "+ Neu" Aktion.
- Wähle als Basis-Vorlage "Mitarbeiterbericht" aus.
- Vergebe einen eindeutigen Namen z.B. "Mitarbeiterbericht - Rufbereitschaften"
- Speichere die neue Vorlage.
- Führe über das Aktionsmenü die Aktion "Bearbeitete Vorlage hochladen" aus und wähle die über den o.g. Link heruntergeladene Exceltabelle aus und schließe den Schritt mit Speichern ab.
Nun steht diese Vorlage beim Erzeugen eines Mitarbeiterberichts im Bereich "Personalwesen / Mitarbeiter" im Aktionsmenü der Liste zur Auswahl.
Mit der Aktion "Mitarbeiterbericht erstellen" werden die Mitarbeiterdaten entsprechend des eingegebenen Zeitraums und für das zugehörige Jahr zusammengestellt und als Exceldatei zum Download angeboten. Die Vorlage, die oben zum Download angeboten wird, erzeugt folgende Exceltabelle:
Diese Tabelle enthält alle Platzhalter, die Informationen zur Rufbereitschaft bereitgestellt und kann z.B. genutzt werden, um die zusätzliche Vergütung der Rufbereitschaftszeiten der Mitarbeitenden zu ermitteln.
Zusammenspiel mit Jira-Tickets
Wenn die Aufgaben, auf die die Rufbereitschaft bzw. die zugehörigen Tätigkeiten gebucht werden, aus Jira stammen, so können die oben genannten Labels "OnCallServiceTime" und "OnCallServiceIncident" einfach an die Jira-Aufgaben angefügt werden. Wenn die Mitarbeitenden nun in Jira einen Arbeitsprotokolleintrag erzeugen oder über Tempo eine Arbeitszeit erfassen, werden diese Labels nach foreknown synchronisiert und führen ebenfalls zu einer automatischen Auszeichnung der Tätigkeiten als Rufbereitschaftszeiten.