Best Practice - Nummernkreise

Einleitung

Jede/r Freelancer/in und jedes Unternehmen muss sich vor der Erstellung von Kunden, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen in einem System mit dem Thema "Nummernkreise" beschäftigen. Daher widmen wir uns in diesem Artikel diesem Thema, um zum einen allgemeine Anforderungen aufzuzeigen aber auch praktische Tipps zu geben.

Wofür brauche ich Nummernkreise?

Nummerkreise werden für verschiedene Geschäftsobjekte wie z.B. Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen verwendet, um eine eindeutige Identifikation sowohl für das Unternehmen selbst, als auch für andere Unternehmen und Behörden sicherzustellen. Auf diese Weise werden in der Kommunikation mit Kunden, Behörden und anderen Geschäftspartnern Missverständnisse verringert und es wird mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit geschaffen.

Es gibt aber auch rechtliche Bestimmungen, wie z.B. eine Nummerierung für Rechnungen zu gestalten ist. Im §14 Umsatzsteuergesetz heißt es bzgl. der Nummerierung von Rechnungen, dass eine Rechnung "eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird" ausweisen muss.

Was muss ich bei der Gestaltung von Nummernkreisen beachten?

Wenn wir die o.g. rechtlichen Vorgaben in einzelne Bestandteile zerlegen, erkennen wir folgende Anforderungen:

• fortlaufende Nummer: Das bedeutet, dass jede neue Rechnung eine höhere Nummerierung erhalten muss, als die vorherige Rechnung.
• mit einer oder mehreren Zahlenreihen: Das bedeutet, dass auch eine Kombination aus mehreren fortlaufenden Nummern, die z.B. das Jahr oder den Monat mit einbeziehen, möglich ist.

Darüber hinaus gibt es aber noch Aspekte, die sich mit dem Informationsgehalt einer Nummerierung beschäftigen:

• Zeitliche Informationen: Durch die Aufnahme einer Jahres- und ggf. auch Monatszahl, kann z.B. bei Rechnungen direkt erkannt werden, in welchen groben Zeitraum eine Rechnung erstellt wurde.
• Typ: Durch die Angabe von Kürzeln, die den Typ des Geschäftsobjekts benennen z.B. KD = Kunde, RE = Rechnung, AN = Angebot usw. wird sichergestellt, dass z.B. in der Kommunikation mit einem Kunden eine genannte Nummer gleich korrekt eingeordnet werden kann.
• Kosmetik: Es sind aber auch noch "kosmetische" Anpassungen denkbar. So werden fortlaufende Nummern gerne auf n Stellen aufgenullt, um immer gleich lange Identifikatoren zu haben, z.B. KD-2021-00001.

Wie lautet eine empfohlene Vorgehensweise?

Um sowohl die rechtlichen Anforderungen sicher zustellen, als auch den Informationsgehalt einer Nummerierung zu erhöhen, ist folgende Vorgehensweise aus unserer Sicht sinnvoll:

• Prefixe für jeden Typ von Geschäftsobjekten vergeben: KD = Kunde, AN = Angebot, AU = Auftrag, IA = Interner Auftrag, RE = Rechnung
• Jahres-/Monatszahl: Alle Nummerierungen sollten eine Jahreszahl (kann 2- oder 4-stellig sein) mit aufnehmen und bei Bedarf auch eine Monatszahl.
• Fortlaufende Nummerierung: Am Ende sollte die fortlaufende Nummer platziert werden. Diese kann in Abhängigkeit der Jahreszahl bzw. Jahres-/Monatszahl jährlich oder monatlich immer wieder auf 1 zurückgesetzt werden.
• Aufnullung: Die fortlaufende Nummer sollte auf eine bestimmte Anzahl aufgenullt werden. Hierbei ist die zu erwartende Menge an Kunden, Angeboten, ... zu berücksichtigen. Es ist aber ratsam, eine Anzahl Nullen für alle Nummernkreise einheitlich zu verwenden, um nur eine Regel zur Prüfung einer gültigen Nummer zu haben.
• Trennzeichen: Für eine bessere Lesbarkeit sollten Trennstriche zwischen den verschiedenen Bestandteilen verwendet werden.

Daraus ergibt sich folgendes Nummerierungsmuster:

• -- z.B. KD-2021-10001 oder
• --- z.B. KD-2021-01-10001

Wie funktioniert das in foreknown?

foreknown erlaubt eine flexible Gestaltung der Nummernkreise für Kunden, Angebote, Aufträge, Interne Aufträge und Rechnungen. Dafür werden Variablen für das aktuelle Jahr, den aktuellen Monat, den aktuellen Tag und die fortlaufende Nummer angeboten. Es kann ein Startwert und ein Zurücksetzen des Zählers auf Tages, Monats oder Jahresbasis konfiguriert werden.

Doku-Link: Alle Details dazu findest Du in der Online Dokumentation unter "Funktionen / System Administration / Nummernkreise".