Bei der Erstellung von Angeboten bzw. Aufträgen auf Festpreisbasis wird in der Regel auch ein Zahlungsplan vereinbart, der festlegt, in welchen Schritten die Angebots- bzw. Auftragssumme fällig wird. Dabei hat jedes Unternehmen in der Regel bereits vordefinierte Zahlungspläne, die angeboten werden. Mit foreknown bieten wir nun eine einfache Möglichkeit, diese vordefinierten Zahlungspläne einmalig im System zu hinterlegen und für neue Angebote bzw. Aufträge wiederzuverwenden.
In einem Gespräch mit einem Unternehmen, dass aktuell den Einsatz von foreknown evaluiert, kam das Thema der Festpreisangebote bzw. -aufträge und die damit verbundene Erstellung von Zahlungsplänen hoch. Bisher mussten Zahlungspläne pro Angebot bzw. Auftrag immer in Form von einzelnen Zahlungsplaneinträgen mit konkreten Summen und Wiedervorlageterminen erstellt werden. Doch in der Praxis wurden eigentlich immer Standardzahlungspläne mit deren Kunden vereinbart, die eine prozentuale Aufteilung von Zahlungen zu bestimmten Ereignissen wie die Beauftragung, die Lieferung, die Abnahme einer Leistung vorsahen. Um nun immer wiederkehrende Tätigkeiten bei der Erstellung von Angeboten bzw. Aufträgen zu vermeiden, musste eine Lösung geschaffen werden.
Zahlungsplanvorlagen verwalten
Mit dem foreknown Release 2.10.2 wurden die sogenannten Zahlungsplanvorlagen eingeführt. Über die System Administration können mehrere Zahlungspläne mit den gewünschten Zahlungen als Vorlagen verwaltet werden.
Jede Zahlungsplanvorlage bekommt einen beschreibenden Namen, die gewünschte Einheit für die Zahlungsplaneinträge z.B. Pauschale und einen Steuersatz z.B. 19%. Darüber hinaus kann eine Vorlage als Standard festgelegt werden.
Neben diesen globalen Einstellungen müssen natürlich die einzelnen Zahlungen definiert werden. Dabei wird pro Zahlung ein prozentualer Anteil an der Fixpreissumme festgelegt, so dass je nach Angebots- bzw. Auftragssumme auch eine Berechnung des konkreten Betrags erfolgen kann.
Jeder Zahlungsplaneintrag der Vorlage definiert somit die Eigenschaften, die für daraus resultierende konkrete Zahlungspläne herangezogen werden. Das wären der Name, die Beschreibung, der prozentuale Anteil und eine Anzahl Tage für die Berechnung eines Wiedervorlagedatums.
Bei der Erstellung der Zahlungsplaneinträge in der Vorlage wird stets angezeigt, wieviel von 100 Prozent bereits abgedeckt sind und was noch fehlt bzw. bereits zu viel verteilt wurde.
Zahlungsplanvorlagen anwenden
Nachdem ein Unternehmen seine Zahlungsplanvorlagen erstellt hat, können diese einfach auf neue Angebote bzw. Aufträge angewendet werden. Sobald ein Angebot bzw. ein Auftrag Positionen vom Typ "Festpreis" enthält, wird im Reiter "Zahlungsplan" eine Liste aller vordefinierten Vorlagen als Drop-Down Feld angeboten und durch die Auswahl einer Vorlage werden sofort alle daraus berechneten Zahlungsplaneinträge generiert. Dabei wird die gesamte Festpreissumme auf die Einträge prozentual verteilt und es werden Wiedervorlagen relativ zum Angebots- bzw. Auftragsdatum ermittelt.
Somit lässt sich mit nur einem Klick ein vollständiger Zahlungsplan erstellen.
Fazit
Mit foreknown möchten wir Schritt für Schritt die täglichen Prozesse wie z.B. das Erstellen von Festpreisangeboten und -aufträgen vereinfachen. Die Erstellung von Zahlungsplanvorlagen und deren Anwendung in Festpreisangeboten und -aufträgen ist ein weiteres Beispiel dafür. Sind die Vorlagen einmal definiert ist der Aufwand für das Erstellen von Zahlungsplänen für Angebote und Aufträge auf ein Minimum reduziert. Es müssen keine Beträge manuell ausgerechnet werden und das Datum für Wiedervorlagen wird gleich mit berechnet. Das macht es nicht nur schneller, sondern vermeidet auch Fehler.