Die Erstellung von gut strukturierten, rechtskonformen und inhaltlich korrekten Angeboten sorgt bereits am Anfang einer Geschäftsbeziehung für einen guten Eindruck bei Ihren Kunden. Daher ist es uns wichtig, Euch bei der Erstellung, Verwaltung und dem Versand von Angeboten und Aufträgen bestmöglich zu unterstützen. Zu den vielen bestehenden Funktionen bei der Angebots - und Auftragserstellung haben wir drei weitere Funktionen hinzugefügt, die wir in diesem Blog-Artikel vorstellen möchten.

Kundenspezifische Preise für Angebote und Aufträge

Als Dienstleister insbesondere für große Unternehmen werden häufig Rahmenverträge geschlossen, die u.a. auch individuelle Stunden- und Tagessätze für zu erbrindende Leistungen beinhalten. Es ist somit wichtig, dass alle zu erstellenden Angebote und Aufträge immer die aktuell für den Kunden vereinbarten Preise enthalten. Zu diesem Zweck haben wir die Verwaltung von Preislisten bereitgestellt.


Eine Preisliste bezieht sich immer auf einen Kunden und es können mehrere Preislisten für einen Kunden erstellt werden. Dabei können Preislisten deaktiviert und eine einzelne Preisliste als Standard festgelegt werden. Eine Preisliste enhält eine Auflistung der Leistungsarten, für die ein abweichender Stunden- bzw. Tagessatz für einen Kunden festgelegt wurde.


Als Basis dienen alle Leistungsarten, die unter "Faktura / Leistungsarten" global definiert wurden. Wenn man eine Leistungsart einer Preisliste hinzufügt, kann der Name, falls erforderlich, und sämtliche Preiseinstellungen (Stundensatz, Tagessatz mit Basiswert, unterem und oberem Limit) überschrieben werden.

An einem Angebot und einem Auftrag wird bei Erstellung automatisch die Standardpreisliste, falls vorhanden, zugewiesen. Es kann aber auch eine andere Preisliste eines Kunden ausgewählt werden. Sobald nun Positionen mit Leistungsposition erzeugt werden, kommen automatisch die Konditionen aus der Preisliste zur Anwendung. Somit wird sichergestellt, dass man nicht aus Versehen ein Angebot mit falschen Konditionen erstellt.

Angebots- und Auftragsdokumente

Bei der Erstellung von Angeboten bzw. Aufträgen geht es in der Regel nicht nur darum, den Umfang und die Art von einzelnen Leistungen aufzulisten, sondern auch alle Rahmenbedingungen für eine Zusammenarbeit wie z.B. Reisekostenvereinbarungen, Rechte und Pflichten, Gewährleistung festzulegen. Das geschieht in der Regel durch die allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Grundlage eines jeden Angebots bzw. Auftrags sein sollen. Somit gilt es, mit jedem Angebot, dass an einen Kunden versandt wird, z.B. auch die AGBs mit auszuliefern.

Aus diesem Grund wurde der Bearbeitungsdialog eines Angebots und eines Auftrags um einen neuen Reiter "Dokumente" erweitert.


Es können über diesen Dialog beliebig viele PDF-Dokumente zu einem Angebot bzw. Auftrag hochgeladen werden. Diese Dokumente können, sofern diese nicht als "Intern" markiert wurden, beim Versenden eines Angebots bzw. Auftrags als Anhänge automatisch hinzugefügt werden. Über die Standardeinstellungen für Angebote bzw. Aufträge, die über den Navigationspunkt "System Administration / Einstellungen" erreichbar sind, können (wie auch schon bei Rechnungen) verschiedene Methoden festgelegt werden, ob und wie Dokumente mit versendet werden sollen.

Methode zum Versand von Angebots- bzw. Auftragsdokumenten:

  1. Keine Dokumente anhängen: Öffentliche Dokumente werden beim Versand eines Angebots/Auftrags via E-Mail nicht berücksichtigt.
  2. Dokumente einzeln anhängen: Jedes öffentliche Dokument wird als Anhang an die E-Mail angefügt.
  3. Dokumente zusammengeführt anhängen: Alle öffentlichen Dokumente werden zu einem PDF Dokument zusammengefasst und an die E-Mail angehängt. Der Dateiname dieses Anhangs kann individuell definiert werden.
  4. Dokumente in Basisdokument einfügen: Alle öffentlichen Dokumente werden zusammen mit dem Angebot/Auftrag zu einem PDF Dokument zusammengefasst, welches als Anhang an die E-Mail gehängt wird.

Dateiname des Dokumentenanhangs: Über ein Eingabefeld kann der Dateiname festgelegt werden, der für die o.g. Option 3 "Dokumente zusammengeführt anhängen" verwendet wird. Dabei können Platzhalter z.B. die Angebots- bzw. Auftragsnummer verwendet werden.

Auf diese Weise können wichtige Dokumente, die fester Bestandteil eines Angebots/Auftrags sind, automatisch beim Versenden mit einbezogen werden.

Verknüpfungen zu Angeboten und Aufträgen

Jedes Angebot und jeder Auftrag besitzt in der Regel Beziehungen zu anderen Angeboten, Aufträge oder auch zu Rechnungen und Budgets. Um dem Anwender einen schnellen Überblick zu diesen Beziehungen zu verschaffen, wurde ein neuer Reiter "Verknüpfungen" in der Detailseite eines Angebots und eines Auftrags hinzugefügt.

Angebote können Verküpfungen zu anderen Angeboten (kopiert von/nach) oder zu Aufträgen (Basis für) besitzen.


Aufträge können Verknüpfungen zu anderen Aufträgen, zu Angeboten, Rechnungen und Budgets besitzen:


Es können auch manuell weitere Verknüpfungen zwischen Angeboten und Aufträgen herstellt werden. Mit jeder Verknüpfung ist auch ein direkter Sprung in das referenzierte Objekt möglich. Auf diese Weise erhält man einen schnellen Weg, z.B. für einen Auftrag die zugehörigen Angebote, Rechnungen und Budgets zu finden.

Fazit

Die neuen Funktionen vervollständigen die bereits umfangreichen Möglichkeiten, Angebote und Aufträge in foreknown professionell und effizient erstellen und verwalten zu können. Durch die Preislisten, die angehängten Dokumente und die Standardeinstellungen wird zudem sichergestellt, dass Angebote und Aufträge im Sinne der Kunden erstellt und zugegestellt werden können. Es wird Arbeitszeit bei den Key Account Managern eingespart und trotzdem die Qualität der Angebote und Aufträge verbessert.