Die Erfassung und Abrechnung von Rufbereitschaftszeiten stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Einerseits müssen erbrachte Leistungen zuverlässig dokumentiert und korrekt an den Kunden abgerechnet werden. Andererseits gilt es, die Vergütung der Mitarbeitenden fair und nachvollziehbar zu gestalten. Fehlende Transparenz oder aufwendige manuelle Prozesse führen oft zu Fehlern und unnötigem Mehraufwand. Mit dem Release 2.15 bietet foreknown eine umfassende Lösung zur Erfassung, Nachverfolgung und Abrechnung von Rufbereitschaftszeiten.
Unternehmen können jetzt nicht nur Bereitschaftszeiten lückenlos dokumentieren, sondern auch geleistete Tätigkeiten genau erfassen und abrechnen – sowohl gegenüber Kunden als auch intern für die Vergütung der Mitarbeitenden.
In diesem Artikel zeigen wir, wie Unternehmen ihre Bereitschaftsdienste effizient organisieren und so für mehr Transparenz und Fairness sorgen können.
Herausforderungen bei der Erfassung von Rufbereitschaft
Viele Unternehmen setzen noch immer auf manuelle Prozesse oder unstrukturierte Systeme zur Dokumentation von Rufbereitschaftszeiten. Dies kann zu verschiedenen Problemen führen:
- Fehlende Transparenz: Ohne eine zentrale Lösung ist es schwer nachvollziehbar, wann und in welchem Umfang Mitarbeitende tatsächlich im Einsatz waren.
- Ungenaue Abrechnung: Manuelle Prozesse sind fehleranfälliger, wodurch Bereitschaftszeiten u.U. nicht korrekt erfasst werden, und somit zu gering oder zu hoch ausfallen können.
- Hoher administrativer Aufwand: Die manuelle Erfassung und Verrechnung von Bereitschaftszeiten bedeutet oft einen erheblichen bürokratischen Mehraufwand.
foreknown 2.15 setzt genau hier an und bietet eine Lösung, die den gesamten Prozess – von der Planung über die Erfassung bis hin zur Abrechnung – erheblich vereinfacht.
Rufbereitschaften planen und dokumentieren
Eine effiziente Organisation beginnt mit einer klaren Planung. foreknown ermöglicht es Unternehmen, Rufbereitschaftszeiten direkt im Kalender der Mitarbeitenden zu hinterlegen.
Für eine klare Übersicht aller geplanten Bereitschaftszeiten werden diese in der Zeiterfassung und als Monats- und Jahressummen im Zeitkonte für alle betroffenen Mitarbeitenden angezeigt.
Einfache Erfassung von Tätigkeiten während der Rufbereitschaft
Rufbereitschaft bedeutet nicht zwangsläufig, dass ein Mitarbeitender tatsächlich tätig werden muss – aber falls doch, sollte dies sauber dokumentiert werden. foreknown 2.15 ermöglicht die detaillierte Erfassung der während der Rufbereitschaft geleisteten Tätigkeiten.
Hierfür können Unternehmen auch spezielle Aufgaben mit vordefinierten Labels anlegen, um die Erfassung für Mitarbeitende zu vereinfachen:
- OnCallServiceTime: Erfasst die tatsächlich geleistete Rufbereitschaftsdauer.
- OnCallServiceIncident: Dokumentiert einzelne Einsätze während der Rufbereitschaft.
Diese Struktur sorgt dafür, dass Einsätze klar von passiven Bereitschaftszeiten unterschieden werden können – ein entscheidender Vorteil für eine genaue Abrechnung und faire Vergütung.
Automatisierte Abrechnung für Kunden und Mitarbeitende
Ein wichtiger Bestandteil der neuen Funktionalität ist die Möglichkeit, alle erfassten Rufbereitschaftszeiten direkt in den Abrechnungsprozess zu überführen.
Abrechnung gegenüber Kunden
Viele Unternehmen bieten Rufbereitschaft als Serviceleistung für ihre Kunden an. Die präzise Dokumentation in foreknown ermöglicht eine transparente Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand. Unternehmen können ihren Kunden genau aufschlüsseln:
- Wann und in welchem Zeitraum ein Mitarbeitender in Rufbereitschaft war.
- Welche Tätigkeiten während dieser Zeit angefallen sind.
- Wie lange einzelne Einsätze gedauert haben.
Über die Leistungsübernahme und ein Regelwerk können sämtliche Tätigkeiten den für den korrekten Auftragspositionen für die Rufbereitschaft automatisch zugeordnet werden.
Dies schafft eine hohe Transparenz und stellt sicher, dass nur tatsächlich erbrachte Leistungen in Rechnung gestellt werden – was wiederum das Vertrauen der Kunden stärkt.
Vergütung der Mitarbeitenden
Mitarbeitende, die Rufbereitschaft leisten, haben Anspruch auf eine entsprechende Vergütung. Je nach Unternehmensrichtlinien kann dies eine Pauschale für die Bereitschaft sowie eine separate Vergütung für tatsächliche Einsätze beinhalten. Durch die automatische Erfassung und Kategorisierung der Zeiten wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden korrekt und fair entlohnt werden.
Über die neuen Mitarbeiterberichte für Rufbereitschaft lassen sich einfach pro Monat alle wichtigen Kennzahlen erzeugen, die für die Abrechnung in der Lohnbuchhaltung erforderlich sind.
Fazit
Mit der neuen Rufbereitschaftsfunktion in foreknown 2.15 gehört der bürokratische Aufwand bei der Verwaltung und Abrechnung von Bereitschaftsdiensten der Vergangenheit an. Unternehmen profitieren von einer:
- einfachen Planung der Rufbereitschaft über die Mitarbeiterkalender.
- lückenlosen Erfassung von Rufbereitschaftszeiten und Einsätzen.
- automatisierten Abrechnung von erbrachten Leistungen für die Kunden.
- höheren Transparenz und Fairness bei der Mitarbeitervergütung.
Wenn dein Unternehmen Rufbereitschaftsdienste anbietet oder intern verwalten muss, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, foreknown 2.15 einzusetzen – für eine effizientere, gerechtere und fehlerfreie Abrechnung.
Neugierig? Dann teste foreknown 2.15 und erlebe, wie einfach die Verwaltung von Rufbereitschaft sein kann!