Mikro-Controlling

In foreknown gibt es bereits eine Vielzahl von Controlling-Funktionen, die eine Kontrolle und Auswertung von Aufträgen, Leistungen und nun auch Aufgaben ermöglichen. Aber warum halten wir das Thema für so wichtig und sinnvoll, dass wir es sogar bis auf einzelne Aufgaben runterbrechen?

Bevor ich auf das Thema "Micro-Controlling" auf der Ebene der Aufgaben eingehe, möchte ich mich dem Thema grundsätzlich nähern.

Prinzipien des Agiles Manifest

Im agilen Manifest steht als erstes Prinzip "Individuen und Interaktionen haben Vorrang vor Prozessen und Werkzeugen", wobei die Werte auf der rechten Seite erkannt werden, aber die Werte auf der linken Seite eine höhere Wertschätzung haben sollen.

Das bedeutet, dass z.B. durch eine regelmäßige Interaktion mit allen Beteiligten mögliche Probleme aufgedeckt und direkt im Team Lösungen erarbeitet werden sollen. Wie passt nun unser "Werkzeug" und die damit bereitgestellten Controlling-Möglichkeiten in diese Vorgehensweise?

Wir wollen mit foreknown für alle Beteiligten eine zusätzliche Transparenz schaffen, um mögliche Missstände früher erkennen und aus vergangenen Situationen lernen zu können. Mit diesen zusätzlichen Erkenntnissen schaffen wir eine bessere, vollständigere Grundlage für die Interaktionen im Team und unterstützen bei der Lösungsfindung.

Es stehen somit nach wie vor die Individuen und Interaktionen im Vordergrund, aber das Werkzeug foreknown unterstützt bei der Identifikation und Auflösung von Problemen.

Weiterhin finden wir im agilen Manifest als 4. Prinzip "Das Eingehen auf Änderungen hat Vorrang vor strikter Planverfolgung", welches im Grunde genommen erst wirkliche Agilität sicherstellt. Doch jede Veränderung hat in der Regel auch Auswirkungen, die früh erkannt und kommuniziert werden sollten. Auch hier ist es also von Vorteil, wenn foreknown diese Auswirkungen früh transparent macht, so dass alle Beteiligten und insbesondere auch der Kunde zeitnah informiert werden und "in einem Boot bleiben".

Wie sinnvoll ist es, Kennzahlen bis runter zu den einzelnen Aufgaben bereit zu stellen? Man könnte annehmen, dass auf der Ebene der Sprints oder Meilensteine bereits genügend Kennzahlen geliefert werden können, um Probleme frühzeitig erkennen bzw. Maßnahmen ergreifen zu können. Diese Annahme ist sicherlich auch nicht falsch. So würde ein Burn-down Chart des Sprints bereits die aktuelle Machbarkeit des Sprintziels visualiseren.

Doch, wenn man die Ursachen für eine nicht optimalen Verlauf des Burn-down Charts ermitteln möchte, ist es hilfreich, auch die einzelnen User Stories zu betrachten. Natürlich sollte das Team bereits während eines Sprints in ständiger Interaktion (z.B. in den Daily Stand-ups) auf Probleme aufmerksam machen. Aber zusätzliche Kennzahlen aus foreknown schärfen den Blick und spätestens in der Retrospektive sorgen diese Kennzahlen dafür, mögliche Verbesserungspotentiale erkennen und umsetzen zu können.

Aufgaben Controlling

In foreknown wurde die Verwaltung von Aufgaben in der Listen- und Detailansicht um einige Kennzahlen angereichert.

Listenansicht

In der Listenansicht der Aufgabenverwaltung werden nun immer oberhalb des Suchfeldes wichtige Kennzahlen angezeigt. Diese Kennzahlen beziehen sich auf die aktuell gefilterten Aufgaben der Liste. Das bedeutet, dass man sich eine Vielzahl von Kennzahlen einfach zu einer beliebigen Liste von Aufgaben ausgeben lassen kann, in dem man die verschiedenen Eigenschaften (z.B. Labels) des Aufgabenfilters benutzt.

Bei der Anzeige der Kennzahlen wird zwischen allgemeinen und leistungsbezogenen KPIs unterschieden. Die allgemeinen KPIs (u.a. Ist- und Soll-Aufwand, fakturierbare und nicht fakturierbare Aufwände, Anzahl Story Points) werden allen Mitarbeitern angezeigt.

Besitzt der Benutzer Projektmanager Rechte, so wird über einen Details Link der Zugang zu den leistungsbezogenen KPIs angeboten, die u.a. auch monetäre Werte anzeigen. Weiterhin wird sichtbar, ob es noch nicht übernommene Arbeitszeiten zu den gefilterten Aufgaben gibt.

Detailansicht

Die Detailansicht einer Aufgabe besitzt mit der neuen Version einen "Controlling" Bereich unterhalb der Stammdaten. Im oberen Bereich werden allgemeine Kennzahlen, wie die Anzahl Story Points, ø Ist-Aufwand pro Story Point und Soll-, Ist- und Offene Aufwände allen Benutzern angezeigt.

Auf die leistungsbezogenen Kennzahlen haben allerdings nur Benutzer mit Projektmanager Rechten Zugriff. Diese Kennzahlen liefern die Ist-Aufwände, fakturierbaren und nicht fakturierbaren Aufwände jeweils in Stunden und monetär. Darüber hinaus wird eine Fakturierungsquote und ein ø Stundensatz berechnet.

Wurden einer Aufgabe Leistungen in unterschiedlichen Währungen zugeordnet, so erscheinen die o.g. Kennzahlen pro Währung. Weiterhin wird sichtbar, ob es noch nicht übernommene Arbeitszeiten zu der Aufgabe gibt.

Fazit

Mit den umfangreichen Kennzahlen in der Aufgabenverwaltung liefert foreknown viele wichtige Informationen, um einen Status abzufragen oder rückwirkend zu analysieren, welche Aufgaben gut und weniger gut gelaufen sind. Durch diese Transparenz stellen wir sicher, dass das Team Probleme früher erkennt und aus vergangenen Situationen für die Zukunft lernen kann.