Als Geschäftsführer/-in bzw. Manager/-in eines Dienstleistungsunternehmens ist es entscheidend, alle wichtigen Kennzahlen zum Unternehmen und aktuelle Statusinformationen zu Aufträgen und Teams jederzeit einsehen zu können. Nur so ist man in der Lage, die Entwicklung eines Unternehmen sinnvoll steuern zu können.
Dabei kommt es darauf an, eine vollständige, möglichst aktuelle Datenbasis zu haben, aus der wichtige Informationen aggregiert und übersichtlich in Form eines Dashboards darstellt werden können.
Mit foreknown stellst Du sicher, dass alle erforderlichen Informationen wie z.B. Aufträge, Arbeitszeiten, Projekte, Aufgaben und Teams einfach gepflegt, ggf. aus Jira synchronisiert und miteinander in Beziehung gestellt werden. Regelbasierte Prozesse sorgen zudem dafür, dass die Dauer zwischen der Erfassung von Informationen (z.B. Arbeitszeiten) und der Aktualisierung von Kennzahlen (z.B. Fakturierungsquoten) so gering wie möglich ist.
Beispiel: Eine in Jira an einer Aufgabe erfasste Arbeitszeit wird im Moment des Speicherns direkt mit foreknown synchronisiert, als Arbeitszeit am Mitarbeiter gespeichert und auf Basis definierter Regeln einem Auftrag, einer Auftragsposition und einer Leistungsart zugewiesen. Somit werden alle betroffenen KPIs wie z.B. der Umsatz oder die Fakturierungsquote direkt auf Unternehmens-, Auftrags- oder Teamebene aktualisiert und über das Management Dashboard sichtbar gemacht.
Das Management Dashboard
Mit foreknown 1.11 wird die erste Version des Management Dashboards eingeführt. Diese konzentriert sich erst mal auf die Darstellung von Unternehmenskennzahlen und Statusinformationen zu Aufträgen und Teams.
Unternehmenskennzahlen
Dieser Bereich des Management Dashboards liefert Kennzahlen für einen ausgewählten Betrachtungszeitraum (z.B. Jahr, Quartal, Monat, Woche) zu folgenden Bereichen:
- Umsatz: Liefert den monetären Gegenwert aller fakturierbaren Leistungen und Zusatzleistungen und zeigt auf, wie viel davon bereits in Rechnung gestellt wurde.
- ø Stundensatz: Berechnet einen durchschnittlichen Stundensatz auf Basis aller geleisteter Arbeitszeiten und dem Umsatz. Nicht fakturierbare Leistungen wirken sich also negativ auf diesen Wert aus.
- Fakturierungsquote: Zeigt auf, wie viel Prozent aller geleisteten Arbeitszeiten auch fakturierbar sind.
- Auftragsquote: Zeigt auf, wie viel Prozent aller geleisteten Arbeitszeiten auf Kundenaufträge und somit nicht auf interne Aufträge gebucht wurden.
Diese Kennzahlen stellen bereits eine gute Grundlage dar, um den Erfolg des eigenen Unternehmens mit einem Blick bewerten zu können.
Hinweis: Es ist geplant, dass zu den aktuellen Kennzahlen zukünftig auch Verlaufswerte in Form von Charts dargestellt werden, um die Entwicklung von Kennzahlen über einen gewählten Zeitraum betrachten zu können. Weiterhin werden zukünftig auch Planwerte in diese Betrachtung mit einfließen.
Aufträge
In foreknown besitzen Aufträge eine besondere, zentrale Rolle. Sie repräsentieren die Beziehung zum Kunden und die Umsetzung in Time und Budget trägt wesentlich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Daher werden auf dem Management Dashboard alle aktuell laufenden Aufträge mit wichtigen Kennzahlen und einer Statusampel sichtbar gemacht.
Sobald das Volumen eines Auftrags sich dem Ende neigt, sorgt die Statusampel für die nötige Aufmerksamkeit.
Hinweis: Aktuell wird der Fortschritt eines Auftrags an dem Status "Erledigt" der einzelnen Auftragspositionen identifiziert. Zukünftig ist geplant, dass eine regelmäßige Einschätzung des Fertigstellungsgrads durch die Projekt Manager zu einer besseren Fortschrittsbetrachtung führen soll.
Teams
Als Geschäftsführer/-in bzw. Manager/-in eines Dienstleistungsunternehmens folgt man unterschiedlichen Bestrebungen. Man wünscht sich ein erfolgreiches, effizientes Team, welches zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Doch um dieses Ziel nachhaltig zu erreichen, ist die Zufriedenheit aller Mitarbeiter/-innen durch ein angenehmes, gesundes Arbeitsumfeld sicher zu stellen.
Es bedarf also Kennzahlen / Indikatoren, um nicht nur den wirtschaftlichen Erfolg (Fakturierungs- und Auftragsquote) des Unternehmens oder die Einhaltung vereinbarter Prozesse (Vollständigkeitsgrad der Zeiterfassung) sicherzustellen, sondern auch eine zu hohe Belastung der Teams (Auslastung, Abwesenheiten) sichtbar machen.
Im Management Dashboard kann mit Hilfe der Team Kennzahlen einfach geprüft werden, ob sich die Teams im Rahmen gesetzter Planwerte bewegen. Auch Aspekte, wie ein hoher Krankheitsstand oder zu viele Überstunden können frühzeitig erkannt werden, um als Unternehmer/-in rechtzeitig zum Wohle aller Mitarbeiter/-innen reagieren zu können.
Fazit
Mit dem neuen Management Dashboard werden bereits eine Vielzahl von wichtigen Kennzahlen übersichtlich und leicht zugänglich für Geschäftsführer/-innen und Manager/-innen bereitgestellt. Das ermöglicht eine zeitnahe Abstimmung mit allen verantwortlichen Team- und Projekt Manager/-innen, um schneller auf Veränderungen reagieren zu können.