Bei der Übernahme von Arbeitszeiten in Leistungen gibt es viele Situationen, in denen eine Entscheidung erforderlich ist. Um trotzdem möglichst viele Arbeitszeiten automatisiert oder zumindest halb-automatisiert in Leistungen zu überführen, wurden in foreknown neue Konfigurationsmöglichkeiten geschaffen, um z.B. Limits und Rundungsregeln auf Auftragspositions- und Leistungspositionsebene festlegen zu können.

Anwendungsfälle

Folgende Anwendungsfälle werden durch die neuen Konfigurationsmöglichkeiten vereinfacht:

  1. Überbuchen verhindern: Ich möchte als Projekt Manager bei der Umsetzung eines Kundenauftrags sicherstellen, dass nicht mehr Aufwände aus Arbeitszeiten auf bestimmte Auftrags- bzw. Leistungspositionen gebucht werden dürfen, als im Auftrag als Summe hinterlegt wurde.
  2. Warnungen: Ich möchte als Projekt Manager informiert werden, wenn die aufgebrauchte Summe einer Auftrags- oder Leistungsposition einen Prozentsatz von n Prozent übersteigt, um ggf. rechtzeitig noch reagieren zu können.
  3. Rundungsregeln: Als Teil der vertraglichen Vereinbarung mit meinem Kunden habe ich festgelegt, dass Leistungen immer in vollen 15 Minuten abgerechnet werden und Arbeitszeitbuchungen somit z.B. kaufmännisch auf volle 15 Minuten gerundet werden.
  4. Leistungsarten einschränken: Als Projekt Manager möchte ich sicherstellen, dass auf eine Auftragsposition auch nur Arbeitszeiten gebucht werden dürfen, die sich mit den Leistungsarten der Leistungspositionen decken.

Anforderung

Um diesen Anwendungsfällen gerecht zu werden, müssen bestimmte Konfigurationen an Auftrags- und Leistungspositionen hinterlegt werden können.

Es muss festgelegt werden können, ob...

  1. ...Arbeitszeiten bei der Übernahme in Leistungen auf eine bestimmte Rundungseinheit z.B. 5, 10, 15, 20, 30 Minuten gerundet werden sollen und wie gerundet werden soll.
  2. ...die Summen von Auftragspositions- und/oder Leistungspositionen als Abrechnungs- oder auch als Erfassungslimit dienen sollen.
  3. ...bei der Zuordnung von Leistungen auf Auftragspositionen nur Leistungsarten erlaubt sind, zu denen es auch eine Leistungsposition gibt.
  4. ...Warnungen angezeigt werden, wenn n Prozent einer Auftrags- oder Leistungsposition verbraucht sind.

Erweitere Konfiguration in foreknown

Mit dem foreknown Release 1.1.0 stellen wir eine erweitere Konfiguration für Auftrags- und Leistungspositionen bereit.

Auftragsposition - Einstellungen


Über diesen Dialog können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

  1. Unterstütze Leistungsarten: Es kann festgelegt werden, ob eine Leistung mit einer Leistungsart an eine Auftragsposition übernommen werden kann, obwohl es dafür keine entsprechende Leistungsposition gibt.
  2. Limits bei der Leistungsübernahme: Es kann festgelegt werden, ob bei Verbrauch einer Summe an der Auftrags- oder Leistungsposition Leistungen weiterhin zugeordnet werden dürfen oder ob diese mit "Abrechenbarer Zeit" = 0 oder nicht mehr übernommen werden sollen.
  3. Rundungsverhalten bei der Leistungsübernahme: Es kann eine Rundungseinheit für Arbeitszeiten beim Überführen in Leistungen festgelegt werden (5, 10, 15, 20, 30, 60 Minuten). Weiterhin wird festgelegt, ob immer aufgerunden, kaufmännisch gerundnet oder kaufmännisch ohne 0 Werte gerundet werden darf.
  4. Berichtswesen: Es kann eine Warnschwelle in Prozent festgelegt werden. Übersteigt der prozentuale Anteil an bereits zugewiesenen Leistungen die Auftrags- bzw. Leistungspositionssumme, wird eine Warnung erzeugt.
  5. Einstellungen auf alle Leistungspositionen übernehmen: Mit dieser Option werden beim Speichern auch die Einstellungen aller Leistungspositionen überschrieben.

Jede Leistungsposition kann allerdings auch eigene Einstellungen erhalten.

Fazit

Durch diese Einstellungsmöglichkeiten können individuelle Regeln für die Leistungsübernahme auf Ebene der Auftrags- und Leistungspositionen festgelegt werden, wodurch eine kundenorientierte Gestaltung der Abrechnung und des Controlling von Aufträgen erreicht werden kann.

Mit Hilfe der Limits an Auftrags- und Leistungspositionen erhält der Projekt Manager die Möglichkeit, rechtzeitig auf evtl. Missstände während der Umsetzung aufmerksam zu werden.