Viele Unternehmen setzen bei der Umsetzung von agilen Projekten auf die Aufgaben- und Projekt Management Lösung Jira des Unternehmens Atlassian. Mit Hilfe dieser Software werden Aufgaben erstellt, priorisiert und in Form von Sprints (Scrum) oder nach dem Kanban-Prinzip abgearbeitet. Dabei buchen alle Team Mitglieder während der Umsetzung ihre Arbeitszeiten (als Arbeitsprotokolle oder Tempo Arbeitszeiten) an die jeweiligen Aufgaben.
Doch nun steht man vor der Herausforderung, aus diesen Arbeitszeitbuchungen abrechenbare Leistungen mit einem monetären Gegenwert zu erzeugen, um zum einen Tätigkeitsnachweise und Rechnungen erstellen, aber zum anderen auch wichtige Kennzahlen wie z.B. eine Fakturierungsquote, ein Restbudget und den Projektfortschritt ermitteln zu können.
Um diese Herausforderung möglichst einfach zu bewältigen, haben wir ein Jira Plugin entwickelt, welches eine direkte Synchronisation von allen wichtigen Jira Daten mit foreknown ermöglicht.
Foreknown Plugin für Jira
Durch die Entwicklung des Jira Plugins erreichen wir eine tiefe Integration in die Benutzeroberfläche von Jira. Nachdem durch den einfachen Austausch einer "App ID" beide Systeme miteinander verbunden sind, können Projekt Manager einfach ihre Jira-Projekte mit nur einem Knopfdruck nach foreknown synchronisieren. Dabei werden die Projekte, alle zugehörigen Aufgaben mit Arbeitsprotokollen und Kommentaren und alle relevanten Benutzer in foreknown erstellt.
Darüber hinaus werden weitere wichtige Eigenschaften von Jira Aufgaben als Labels an foreknown Aufgaben und Arbeitszeiten erzeugt:
- Alle Labels von Jira Aufgaben werden 1:1 übernommen
- Zuordnungen zu Sprints (Sprint:...)
- Zuordnungen zu Releases (Release:...)
- Prioritäten (Priority:...)
- Aufgabentypen (Type:Epic, Type:Task, Type:Sub-Task)
- Beziehungen zu Epics (Epic:...) und Tasks (Task:...)
Diese Labels können anschließend zu unterschiedlichsten Zwecken genutzt werden:
- Im Regelwert, um (halb-) automatisch Leistungen aus Arbeitsprotokollen in foreknown zu erzeugen.
- Zur Filterung im Leistungs- und Aufgabendialog, um KPIs zu Aufträgen und Projekten abzufragen.
Rechnungsstellung für Jira
Die Erstellung von Rechnungen und zugehörigen Tätigkeitsnachweisen wird durch die Synchronisation der Jira Daten nach foreknown zum Kinderspiel. Alle fakturierbaren Leistungen werden für einen definierten Zeitraum im Rechnungsassistent angeboten, zu Rechnungspositionen konsolidiert und in eine Rechnung eingefügt.
Anschließend können alle Leistungen, die in eine Rechnung eingeflossen sind, über eine individuell gestaltbare Exceltabelle als "Leistungs- bzw. Tätigkeitsnachweis" exportiert werden.
Controlling für Jira
Durch die Synchronisation der o.g. Daten aus Jira liefert foreknown viele Controlling Möglichkeiten für in Jira geführte Projekte.
Aufgaben Controlling
Durch die vielen aufgabenbezogenen Daten können in foreknown viele nützliche KPIs wie z.B. Soll-/Istaufwände, Story Points, fakturierbare und nicht fakturierbare Arbeitszeiten, Fakturierungsquote, ø Stundensatz in Kontext eines Epics, einer User Story, eines Releases, eines Sprints u.v.m. sehr einfach abgefragt werden. Und bei Bedarf können diese KPIs auch für jede einzelne Aufgabe direkt abgefragt werden.
Siehe auch "Mikro-Controlling - Macht das Sinn?"
Auftragscontrolling
Durch die regelbasierte, automatisierte Übernahme von Arbeitsprotokollen der Jira Aufgaben in abrechenbare Leistungen erfolgt ebenfalls eine Zuordnung zu einzelnen Auftragspositionen und Leistungsarten. Somit werden auch auf der Ebene eines Auftrags und aller Auftragsposition mit der Synchronisation viele wichtige KPIs automatisch bereitgestellt, um den Fortschritt und die Effizienz eines Auftrags leicht bewerten zu können.
Siehe auch "Controlling für Aufträge"
Projekt Controlling
Darüber hinaus können durch die Projektierung von Aufträgen alle auftragsbezogenen KPIs auch im Kontext eines Projekts abgefragt werden.
Siehe auch "Aufträge für alle Beteiligten transparent umsetzen"
Leistungsbezogenes Controlling
Sämtliche Leistungen, die aus Jira Arbeitsprotokolleinträgen entstanden sind, können in foreknown gefiltert nach verschiedenen Kriterien viele wichtige KPIs leicht abgefragt werden.
Siehe auch "Leistungsbezogene Kennzahlen leicht abfragen"
Fazit
Durch die Integration von foreknown in Jira wurde eine denkbar einfache Möglichkeit geschaffen, sowohl die Abrechnung von Arbeitszeiten als auch die Bereitstellung von vielen KPIs zu nutzen. Dadurch werden einige Prozesse deutlich vereinfacht, potentielle Fehlerquellen minimiert und die Transparenz für den Projektfortschritt und für Effizienz von Projekten, Aufträgen und Mitarbeitern erhöht.