Für die Geschäftsführung eines IT-Dienstleisters ist es fundamental, frühzeitig zu erkennen, ob das Unternehmen wirtschaftlich arbeitet. Doch woran erkenne ich eine Wirtschaftlichkeit und auf welchen Ebenen möchte ich diese bewerten?

Einleitung

Es gibt viele Kennzahlen, die für das Management eine wichtige Rolle spielen können und aus denen man eine Wirtschaftlichkeit ablesen kann. Dabei spielen sicherlich auch Erfahrungswerte aus vergangenen Jahren eine Rolle.

So kann man zum Beispiel den durchschnittlichen Stundensatz betrachten, der sich aus allen geleisteten Stunden und dem Gegenwert aller abrechenbaren Leistungen ergibt. Wenn dieser oberhalb eines bestimmten Wertes liegt, beispielhaft bei 70 EUR, ist man auf Kurs. In diese Betrachtung muss die Fakturierungsquote einbezogen werden, denn nur wenn der Anteil von fakturierbaren Stunden zu nicht fakturierbaren Stunden hoch genug ist (z.B. 80%), weiß ich, dass genügend Umsatz für den Erfolg der Unternehmung getätigt wird.

Um den Erfolg besser zu ermitteln, kann auch eine Deckungsbeitragsrechnung durchgeführt werden: Vom Umsatz werden die entstandenen (variablen) Kosten abgezogen. Sobald die Differenz positiv ist, spricht man von einem positiven Deckungsbeitrag, der für die Deckung weiterer Gemeinkosten (z.B. Miete, Verwaltung, ...) verwendet werden kann. Sobald auch diese Gemeinkosten vollständig abgedeckt werden können, befindet man sich in der Gewinnzone.

Neues Finanzen Dashboard in foreknown 2.0

Egal ob für dich der durchschnittlichen Stundensatz, die Fakturierungsquote oder der Deckungsbeitrag relevant ist: Das neue "Finanzen Dashboard" im Release 2.0 liefert dir alle Zahlen automatisch und auf einen Blick! Gleichzeitig könnt ihr die Daten nicht nur auf der Ebene des Unternehmens, sondern auch pro Unternehmensbereich, Auftrag, Mitarbeiter und Fremdleister top aktuell abgefragen.

Wenn du in foreknown über die neue "Controlling" Rolle verfügst, siehst du auf dem Finanzen Dashboard alle Kennzahlen deines Unternehmens.

Übersicht - Finanzen Dashboard


Über einen Betrachtungszeitraum können individuelle Zeiträume ausgewählt werden z.B. der aktuelle oder vorherige Monat, aber auch das aktuelle Jahr. Anschließend erhält man die entsprechenden Werte für folgende Kennzahlen:

  • Umsätz (Aufträge): Zeigt die aktuellen, fakturierbaren Leistungen und Zusatzleistungen aller Aufträge für den Betrachtungszeitraum an.

  • ø Std.Satz: Liefert den durchschnittlichen Stundensatz für den Betrachtungszeitraum. Dieser berechnet sich aus dem Umsatz aus Leistungen dividiert durch die geleisteten Stunden.

  • Fakturierungsquote: Zeigt die Fakturierungsquote für den Betrachtungszeitraum an. Diese berechnet sich aus dem Verhältnis von geleisteten zu den fakturierbaren Zeiten aller Tätigkeitsbuchungen.

  • Auftragsquote: Stellt das Verhältnis zwischen gesamten Tätigkeitsbuchungen (interne, aus Kundenaufträgen) gegenüber denen aus Kundenaufträgen dar.

  • Kosten: Zeigt die Kosten an, die für den Betrachtungszeitraum aus Personalkosten, Fremdleisterkosten und anderen Kosten (Lizenzen, Hardware, ...) angefallen sind.

  • Deckungsbeitrag: Berechnet den Deckungsbeitrag, der sich aus der Differenz zwischen Umsatz und den Kosten ergibt.

Zusätzlich können, falls in foreknown gepflegt, alle beschriebenen Kennzahlen pro Unternehmensbereich eingesehen werden. Diese Kennzahlen liefern bereits eine umfangreiche Basis, um als Geschäftsführer bzw. Manager zu erkennen, ob das Unternehmen auf Kurs ist.

Doch, wenn das nicht der Fall sein sollte, so braucht der Geschäftsführer bzw. Manager natürlich auch die Möglichkeit, tiefer in die Zahlen einzutauchen. Daher kann für jeden Unternehmensbereich ein weiteres Dashboard aufgerufen werden.

Übersicht - Unternehmensbereich - Dashboard


Darüber können sämtliche beschriebene Kennahlen auch pro Unternehmensbereich übersichtlich eingesehen werden. Doch das soll noch nicht genug sein. Denn drei weitere Ansichten liefern noch detailliertere Kennzahlen:

  • Auftragssicht: Sämtliche Aufträge, die dem Unternehmensbereich zugeordnet wurden und im ausgewählten Betrachtungszeitraum Leistungen besitzen, werden in einer Tabelle aufgelistet und zeigen den Umsatz, die Kosten für Mitarbeiter, Fremdleister und andere Kosten und den Deckungsbeitrag.

  • Mitarbeitersicht: Alle Mitarbeiter, die im Betrachtungszeitraum dem Unternehmensbereich zugeordnet wurden, werden mit den Personalkosten, dem pro Mitarbeiter erbrachten Umsatz und einem Deckungsbeitrag angezeigt.

  • Fremdleistersicht: Alle Fremdleister (z.B. Freelancer, externe Mitarbeiter) , die im Betrachtungszeitraum dem Unternehmensbereich zugeordnet wurden, werden mit einem Kosten-Stundensatz, dem pro Fremdleister erbrachten Umsatz und einem Deckungsbeitrag angezeigt.

Und wenn Euch das noch nicht reicht, dann könnt Ihr natürlich ins Auftrags- bzw. Team Controlling wechseln, um noch mehr Details zu erhalten.

Fazit

Mit dem neuen Release 2.0 von foreknown haben wir einen wesentlichen Meilenstein erreicht. Neben den beschriebenen Unternehmens- und Bereichsdashboards mit den verschiedenen Kennzahlen, haben wir auch über die letzten Releases alle Grundlagen zur Pflege von Unternehmensbereichen, Personalkosten, Fremdleisterkosten und der vollständigen Arbeitszeit- und Tätigkeitserfassung geschaffen, um insbesondere die Deckungsbeitragsrechnung auf allen beschriebenen Ebenen anbieten zu können.

Mit Hilfe der neuen Kennzahlen ist es nun sehr einfach, das eigene Unternehmen aus vielen Betrachtungswinkeln heraus bewerten zu können, um an Ende sich die Frage zu beantworten: "Ist mein Unternehmen auf Kurs".