Sämtliche Leistungen, die ein Unternehmen für seine Kunden erbringt, sollten zeitnah, akkurat und vollständig zum Fälligkeitszeitpunkt abgerechnet werden können. Erfahre in diesem Artikel, wie foreknown Dich dabei optimal unterstützt.
Als Dienstleistungsunternehmen hat man häufig ein breites Spektrum an Leistungen, die auf unterschiedliche Weise dem Kunden gegenüber abgerechnet werden müssen. So gilt es, alle angefallenen Arbeitszeiten für Aufträge, die nach Aufwand auf Stunden- oder Tagesbasis kalkuliert wurden, fällige Pauschalen und Abschlagszahlungen aus Festpreisprojekten oder zusätzliche Leistungen für z.B. Lizenzkosten, Reisekosten, uvm. rechtzeitig abzurechnen.
Da verliert man schon mal den Überblick oder benötigt viel zu viel Zeit, um sicher zu stellen, dass alle erbrachten Leistungen auch korrekt erfasst und zum Zeitpunkt der Fälligkeit dem Kunden in Rechnung gestellt werden können. Mit foreknown unterstützen wir den gesamten Prozess von der Erstellung bis zur Abrechnung jeglicher Leistungen.
Aufträge sind die Grundlage
Der Auftrag spielt in foreknown eine wesentliche Rolle und ist immer die Grundlage für die Planung, Durchführung und Abrechnung von Leistungen. Daher müssen alle mit einem Kunden vereinbarten Leistungen in einem entsprechenden Auftrag abgebildet werden. foreknown unterscheidet zwischen drei Typen von Auftragspositionen, die jeweils eine eigene Art der Abrechnung mit sich bringen:
1. Leistungen nach Aufwand: Auftragspositionen von diesem Typ werden nach Aufwand abgerechnet. Über zugewiesene Leistungsarten (Entwickler, Projektmanager, ...) wird eine Dauer und ein Stunden- bzw. Tagessatz festgelegt. Angefallene Arbeitszeiten werden den Auftragspositionen zugeordnet und auf diese Weise abrechenbar gemacht.
2. Leistungen zum Festpreis: Auftragspositionen von diesem Typ werden über einen Zahlungsplan abgerechnet, der in der Regel unterschiedliche Abschlagszahlungen und eine Schlusszahlung vorsieht. Sobald die vereinbarten Bedingungen für eine Abschlagszahlung erfüllt sind, kann diese als "Zusatzleistung" zur Abrechnung gebracht werden.
3. Sonstige Leistungen: In einem Auftrag können auch Leistungen definiert werden, die nicht arbeitszeitabhängig sind, wie z.B. Reisekosten, Softwarelizenzen oder Hardwarekosten. Diese Leistungen werden in einem Auftrag als "Sonstige Leistungen" mit aufgenommen und werden bei Bedarf als "Zusatzleistungen" zur Abrechnung gebracht.
Wie wird nun sichergestellt, dass man all diese Leistungen vollständig und zeitnah abrechnen kann?
1. Abrechnung von Arbeitszeiten
In foreknown fließen alle Arbeitszeiten, ob über die eigene Zeiterfassung oder aus Jira Arbeitsprotokollen, in die Leistungsübernahme und werden dort auf Basis von festgelegten Regeln möglichst automatisiert einem Auftrag, einer Auftragsposition und einer Leistungsart zugeordnet. Mit dieser Zuordnung entstehen fakturierbare Leistungen, die in einem festgelegten Zyklus z.B. monatlich in Rechnung gestellt werden können.
Über das Team Controlling kann geprüft werden, ob eine vollständige Zeiterfassung für einen ausgewählten Abrechnungszeitraum stattgefunden hat. Somit wird sichergestellt, dass auch alle wirklich angefallenen Arbeitszeiten in die Abrechnung gelangen. Idealerweise wird mit allen Mitarbeitern eine zeitnahe Erfassung von Arbeitszeiten an den entsprechenden Aufgaben vereinbart.
Der foreknown Rechnungsassistent unterstützt Dich bei der Ermittlung und Konsolidierung von abrechenbaren Leistungen und erstellt die erforderlichen Rechnungen und Rechnungspositionen.
2. Abrechnung von Abschlagszahlungen aus Festpreisaufträgen (NEU!)
Auch für Auftragspositionen, die zum Festpreis angeboten wurden, erfolgt eine Zuordnung von Arbeitszeiten. Allerdings dienen die daraus resultierenden Leistungen nicht der Abrechnung sondern der Berechnung der Wirtschaftlichkeit einer Festpreisposition. Eine Abrechnung von Leistungen erfolgt über die im Zahlungsplan vereinbarten Abschlagszahlungen, die jeweils ein Fälligkeitsdatum besitzen.
In foreknown werden fällige Abschlagszahlungen über eine neue Funktion der "Leistungsübernahme" angezeigt. Auf diese Weise behältst Du alle Abschlagszahlungen im Blick und kannst entscheiden, ob der Fälligkeitstermin geändert oder eine abrechenbare Zusatzleistung für die Abschlagszahlung erzeugt werden soll. Diese Zusatzleistungen erscheinen anschließend im neuen Dialog "Zusatzleistungen" mit dem Typ "Abschlagszahlung".
Über den foreknown Rechnungsassistenten werden neben den Leistungen aus Arbeitszeiten auch alle abrechenbaren Zusatzleistungen aus Abschlagszahlungen angezeigt und können mit nur einem Klick auf eine bestehende oder neue Rechnung zugeordnet werden.
3. Abrechnung von sonstigen Leistungen (NEU!)
Die Abrechnung von sonstigen Leistungen wie Softwarelizenzen, Hardware oder Reisekosten erfolgt im ersten Schritt durch die Erfassung von Zusatzleistungen. Hierfür wurde in foreknown ein neuer Dialog "Zusatzleistungen" im Bereich "Faktura" bereitgestellt. Über diesen Dialog können Leistungen für Auftragspositionen vom Typ "Sonstige Positionen" erfasst werden.
Sämtliche Zusatzleistungen erscheinen anschließend entsprechend des hinterlegten Fällikgeitsdatums im Rechnungsassistent und können als separate Rechnungspositionen auf eine Rechnung gebracht werden.
Fazit
Mit foreknown können alle Arten von Leistungen über einen klaren Prozess und durch die Unterstützung von Team KPIs, von Regeln für die Leistungsübernahme und durch den Rechnungsassistenten zeitnah, korrekt und nachvollziehbar in Rechnung gestellt werden. Das spart nicht nur Zeit bei allen am Abrechnungsprozess beteiligten Personen (Team- und Projekt Manager, Buchhalter), sondern sorgt auch für eine bessere Liquidität des Unternehmens, da alle Leistungen schneller und vollständig abgerechnet werden können.