Die E-Rechnung ist in aller Munde und ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen mit B2B-Umsätzen E-Rechnungen versenden und empfangen können. Wie einfach Du mit foreknown diese Anforderungen erfüllen kannst, erfährst Du in diesem Artikel.

Ab dem Release 2.12.0 ermöglichen wir die Erstellung von E-Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN-16931 und des X-Rechnung Formats.

Wichtige Begriffe

Da es bei den Begrifflichkeiten rund um die E-Rechnung schnell zu Verwirrungen kommen kann, und gleiche Begriffe für unterschiedliche Zwecke verwendet werden, hier eine kurze Zusammenfassung der wesentlichen Begriffe.

Die europäische Norm EN-16931

Die Norm EN 16931 ist der europäische Standard, der den Datenaustausch von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr in der EU regelt. Sie wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt und legt die Anforderungen an ein einheitliches, strukturiertes elektronisches Rechnungsformat fest. Ziel ist es, den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen in Europa zu vereinfachen und zu harmonisieren.

Das XRechnung Format

Hier gibt es tatsächliche zwei unterschiedliche Verwendungen. Zum einen bezeichnet die XRechnung ein XML-basiertes, maschinenlesbares Format, dass unabhängig von einer menschenlesbaren Variante bereitgestellt werden kann. Zum anderen ist die XRechnung ein auf der EN-16931 Norm basiertes, für öffentliche Verwaltung in Deutschland erweitertes Format, welches z.B. die Leitweg-ID von Behörden berücksichtigt.

ZUGFeRD

Dieser Begriff beschreibt eine sog. hybride Rechnung, die sowohl eine lesbare Form der Rechnung als PDF/A3-Dokument als auch eine maschinenlesbare Form als XML als Anhang des PDFs zusammen bereitstellt.

Einrichtung in foreknown

Um mit foreknown eine gültige E-Rechnung zu erzeugen, sind folgende Dinge zu beachten:

  1. Unternehmen und Kontakte: Die Daten eines Unternehmens und deren für Rechnungen relevanten Kontakte sollten vollständig gepflegt sein. Ist ein Unternehmen eine öffentliche Behörde, die ein XRechnung verlangt, so kann die Leitweg-ID der Behörde als Lieferanten-Nr. angegeben werden.
  2. Abrechnungsprofile: An den Abrechnungsprofilen eines Kunden kann definiert, werden, ob und in welchem Format eine E-Rechnung erzeugt werden soll. Diese Einstellung kann bei Bedarf auch direkt an der Rechnung gesetzt bzw. überschrieben werden.
  3. Unternehmensprofil: Einige wesentliche Informationen wie die Absenderdaten, USt-Ident-Nr, Steuernummer, uvm. werden für eine E-Rechnung aus dem Unternehmensprofil herangezogen. Daher sollte dieses vollständig gepflegt sein.
  4. Rechnung: Sämtliche Informationen der Rechnung werden auch in die E-Rechnung übernommen. Es ist darauf zu achten, dass Zahlungsziel und Skonto über die entsprechenden Felder der Rechnung gepflegt werden, damit diese ihren richtigen Platz in der E-Rechnung erhalten.

Wenn alles korrekt gepflegt wurde, steht der Erzeugung einer validen E-Rechnung nichts mehr im Wege. Mit dem Finalisieren einer Rechnung wird automatisch das XML gemäß des definierten Formats erzeugt, validiert und als Anhang an das PDF gehängt (hybrides PDF-Rechnungsdokument).

Werden bei der Validierung Fehler festgestellt, so werden diese aufgelistet und müssen behoben werden, bevor die Rechnung finalisiert werden kann.

Fazit

Mit der Unterstützung der Erstellung von E-Rechnungen stellt foreknown sicher, dass die Anforderungen an Unternehmen für die Rechnungstellung (B2B) auf einfache Weise unterstützt werden. Es erzeugt keine Mehraufwände in foreknown, um E-Rechnungen zu erzeugen und zu versenden.