Die Rechnungsstellung gestaltet sich je nach Kunden oft sehr unterschiedlich, insbesonderen wenn es um Leistungsnachweise und deren Prüfung bzw. Freigabe geht. Mit dem Produkt Release 2.10.4 stellen wir daher eine Verwaltung von zusätzlichen Rechnungsdokumente bereit, die eine noch individuellere Rechnungsstellung für Kunden ermöglicht.

Es gibt unterschiedliche Anwendungsfälle, die den Versand weiterer Dokumente zusammen mit der Rechnung erfordern. So werden z.B. Leistungsnachweise vor der Erstellung der Rechnung an den Kunden verschickt, der diese nach erfolgreicher Prüfung unterschrieben als PDF Dokument wieder zurücksendet. Anschließend wird eine Rechnung basierend auf einem freigegebenen Leistungsnachweis erstellt und mit diesem an den Kunden per E-Mail versendet.

Um den unterschriebenen Leistungsnachweis zusammen mit der Rechnung direkt aus foreknown versenden zu können, musste die neue Funktionalität "Rechnungsdokumente" geschaffen werden. In der Detailansicht einer Rechnung wurde der Reiter "Dokumente" hinzugefügt.


Über eine Drop Zone können per Drag & Drop weitere PDF-Dokumente an eine Rechnung angefügt werden, die initial als "öffentliche" Dokumente gekennzeichnet sind. Dient ein Dokument ausschließlich einem internen Zweck, so kann dieses so gekennzeichnet werden.

Auf diese Weise kann der oben beschriebene, unterschriebene Leistungsnachweis für eine Rechnung hochgeladen werden.

Standardeinstellungen und Abrechnungsprofile

Damit nun die öffentlichen Dokumente über die Aktion "Rechnung versenden" als Anhang mit versendet werden können, muss noch eine Einstellung erfolgen. Für die automatisierte Rechnungsstellung können, wie in unseren Blog-Artikel "Rechnungen einfacher erstellen durch Abrechnungsprofile" beschrieben, sowohl übergreifende Standardwerte, als auch kundenspezifische Abrechnungsprofile verwendet werden. Diese Einstellungen wurden um zwei weitere Eigenschaften ergänzt, um die Art, wie Rechnungsdokumente angefügt werden sollen, festzulegen:

Methode zum Versand von Rechnungsdokumenten: Über diese Auswahl wird festgelegt, wie die Rechnungsdokumente für den E-Mailversand bereitgestellt werden. Dabei wird zwischen folgenden Optionen unterschieden:

  1. Keine Dokumente anhängen: Öffentliche Rechnungsdokumente werden beim Versand einer Rechnung via E-Mail nicht berücksichtigt.
  2. Dokumente einzeln anhängen: Jedes öffentliche Dokument wird als Anhang an die E-Mail angefügt.
  3. Dokumente zusammengeführt anhängen: Alle öffentlichen Dokumente werden zu einem PDF Dokument zusammengefasst und an die E-Mail angehängt. Der Dateiname dieses Anhangs kann individuell definiert werden.
  4. Dokumente in Basisdokument einfügen: Alle öffentlichen Dokumente werden zusammen mit der Rechnung zu einem PDF Dokument zusammengefasst, welches als Anhang an die E-Mail gehängt wird.

Dateiname des Dokumentenanhangs: Über ein Eingabefeld kann der Dateiname festgelegt werden, der für die o.g. Option 3 "Dokumente zusammengeführt anhängen" verwendet wird. Dabei können Platzhalter z.B. die Rechnungsnummer verwendet werden.

Fazit

Mit der Unterstützung von Rechnungsdokumenten und der invidiuellen Konfiguration für den E-Mail Versand ermöglichen wir unseren Kunden, individuelle Anforderungen an die Rechnungsstellung für ihre Kunden umsetzen zu können. Dabei stellt die Bereitstellung unterschriebener Leistungsnachweise nur einen möglichen Anwendungsfall dar. Durch die erweiterten Abrechnungsprofile kann pro Kunde initial festgelegt werden, ob und wie Rechnungsdokumente bereitgestellt werden sollen. Auf diese Weise wird langfristig sichergestellt, dass die Rechnungsstellung pro Kunde wie vereinbart durchgeführt wird.