Mit der Einführung des Budget Managements machen wir unserem Produktnamen alle Ehre. foreknown steht für "vorhersehen" und soll zum Ausdruck bringen, dass durch die Nutzung vorhandener Informationen nicht nur Statusinformationen als KPIs erstellt sondern auch Prognosen für die Zukunft gemacht werden können. Was das konkret für unser Budget Management bedeutet, erfährst Du in diesem Artikel.
Ein Budget stellt allgemein betrachtet die Geldmittel dar, die jemandem für bestimmte Ausgaben zur Verfügung stehen. Im Kontext einer Geschäftsbeziehung zwischen Dienstleister und Kunde stellt ein Budget somit den finanziellen Rahmen dar, um bestimmte Anforderungen des Kunden umsetzen zu können. Häufig sind aber zum Zeitpunkt der Festlegung eines Budgets die konkreten Anforderungen noch nicht bekannt. In diesem Fall werden häufig Annahmen getroffen, die einen voraussichtlichen finanziellen Aufwand für bestimmte Themenbereiche berechnen lassen. Sobald später konkrete Anforderungen bekannt sind, können diese in Form von einzelnen Aufträgen einem Budget zugeordnet werden. Sämtliche Leistungen, die über diese Aufträge abgerechnet werden, mindern das Budget, bis dieses schließlich aufgebraucht ist.
Im operativen Geschäft ist es allerdings sehr wichtig, dass alle Budgetverantwortlichen nicht nur den aktuellen Verbrauch der Budgets sehen, sondern auch eine Prognose zum zukünftigen Verlauf erhalten, um mögliche Budgetüberschreitung frühzeitig erkennen zu können.
Mit dem aktuellen Release 1.15 von foreknown stellen wir alle erforderlichen Funktionen zur Verfügung, um Budgets verwalten, Aufträge zuzuordnen und vergangene und prognostizierte Budgetverläufe sehen zu können.
Budgets verwalten
Budgets entstehen beim Kunden in der Regel auf Basis einer strategischen Planung, die definiert, welche Ausgaben z.B. für das kommende Geschäftsjahr im Unternehmen und einzelnen Unternehmensbereichen getätigt werden sollen. Daraus resultiert z.B., dass die Marketing Abteilung eines Kunden ein Budget von 100.000 EUR für die Weiterentwicklung und Wartung der Website in 2023 erhält. Bei einer guten Geschäftsbeziehung wird einem Dienstleister diese Summe mitgeteilt, so dass dieser für das entsprechende Jahr auch eine Ressourcenplanung machen kann.
In foreknown wird das Budget mit der entsprechenden Summe und dem Zeitraum für den Kunden erstellt. Sobald der Kunde konkrete Aufträge erteilt, können diese dem Budget zugeordnet werden.
Budgets kontrollieren
Über den Bereich "Controlling" eines Budgets stellen wir nicht nur Informationen zum Status, sondern auch den aktuellen und ggf. einen prognostizierten Verlauf des Budgets dar.
Im oberen Bereich geben allgemeine Kennzahlen einen direkten Stand des Budgets wieder. In der ersten KPI-Box "Budget" zeigen wir Dir den prozentualen und absoluten Verbrauch des Budgets. In der zweiten KPI-Box "Faktura" findest Du den bereits fakturierten Anteil und in der dritten KPI-Box "Burn Rate" werden Informationen zum durchschnittlichen Verbrauch des Budgets dargestellt.
Im unteren Bereich "Burn Down Chart" sieht man den tatsächlichen Verlauf des Budgets bis zum aktuellen Tag. Weiterhin, falls genügend Vergangenheitsdaten vorhanden sind und somit eine "Burn Rate" berechnet werden konnte, wird der prognostizierte Verlauf des Budgetverbrauchs angezeigt. Somit lässt sich unter anderem erkennen, wann ein Budget voraussichtlich verbraucht ist, wenn man genauso weiter arbeitet, wie im Zeitraum, der für die Prognose herangezogen wurde.
Im letzten Bereich des Controlling Reiters zeigen wir die Verteilung der bereits geleisteten Aufwände auf die zugeordneten Auftragspositionen und daraus resultierenden Leistungsarten auf. Somit lässt sich schnell erkennen, wo welche Aufwände hingeflossen sind. Über die Auswahl eines Zeitraums kannst Du die Werte auch für einen bestimmten Zeitraum abfragen.
Fazit
Mit dem neuen Budget Management und den damit verbundenen Controlling Möglichkeiten kannst Du auf einfache Weise Kundenbudgets in foreknown abbilden und deren Verläufe im Blick behalten. Wenn Du darüber hinaus noch sicherstellst, dass Deine Mitarbeiter zeitnah alle Arbeitszeiten erfassen, erhältst Du zusätzlich noch eine gute Prognose darüber, wie sich Deine Kundenbudgets voraussichtlich entwickeln werden.
Mit diesen Informationen kannst Du schon während der Umsetzung von Aufträgen erkennen, ob ein Budget vorzeitig aufgebraucht sein oder sogar noch Luft für weitere Anforderungen haben könnte. In beiden Fällen kannst Du früher mit dem Kunden in Kontakt treten und Lösungen finden, was zu einer offeneren, besseren Kundenbeziehung führt.