Aufträge stellen eine geschäftliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Dienstleister dar und beschreiben in der Regel eine Leistung, die durch einen Auftragnehmer zu einem festgelegten Umfang und Preis für einen Auftraggeber erbracht werden soll.
Auftrag als Basis
Bei der Erbringung der Leistung ist es für den Auftraggeber wichtig, dass diese in der vereinbarten Zeit, im definierten Umfang und zum festgelegten Preis stattfindet. Der Auftragnehmer wiederum ist bemüht, den Kunden zufrieden zu stellen und die geplante Marge zu erreichen.
In der Praxis passieren allerdings Dinge, die das Erreichen dieser Ziele gefährden können.
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Schätzungen: Zum Zeitpunkt des Erstellens eines Auftrags werden auf Basis der verfügbaren Informationen Aufwandsschätzungen durchgeführt. Dabei müssen unter Umständen Annahmen getroffen werden, da noch nicht alle Details bekannt sind. Somit ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der tatsächliche Aufwand vom im Auftrag beschriebenen Aufwand am Ende abweicht.
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Vollständigkeit: Wenn ein Kunde seine Anforderungen definiert, so ist zu dem Zeitpunkt nicht immer gewährleistet, dass an alles gedacht wird. Wichtige Aspekte kommen ggf. erst später hoch und fehlen dann in der Beschreibung der Anforderungen im Auftrag.
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Prioritäten: Alles ändert sich stetig, so auch die Wichtigkeit von Anforderungen, die schon beauftragt wurden. Eine neue, wichtigere Anforderung kommt hinzu, eine andere muss weichen.
Diese Punkte sollen aufzeigen, dass Veränderungen bei der Umsetzung von Aufträgen ganz normal sind. Viel wichtiger ist, wie man damit als Auftragnehmer und -geber umgeht.
Transparenz schaffen
Viele Konflikte entstehen, weil Veränderungen und daraus resultierende Konsequenzen zu spät erkannt bzw. abgestimmt wurden. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, so früh wie möglich Missstände und deren Ursachen zu erkennen und transparent zu machen.
Das Controlling am Auftrag ist in foreknown bereits eine gute Lösung für die Kundenbetreuer. Aber auch Projektmanager und -mitarbeiter sollten immer den Bezug zum Kundenauftrag haben, um verantwortungsvoller an der Erfüllung eines Auftrags mitwirken zu können.
Aus diesem Grund wurde die "Projektierung von Aufträgen" in foreknown eingeführt. Ein Kundenbetreuer kann in Abstimmung mit den betroffenen Projektmanagern einzelne Auftragspositionen verschiedenen Projekten zuordnen. Anschließend können die Projektmanager alle offenen Auftragspositionen des Projekts in eine nach Wichtigkeit sortierte Reihenfolge für die Umsetzung bringen.
Mit Beginn der Umsetzung fließen Arbeitszeitbuchungen gegen die Auftragspositionen und alle Kennzahlen (KPIs) können am Projekt pro Auftragsposition eingesehen werden.
Auf diese Weise haben alle Projektbeteiligten den Status und Fortschritt der Auftragspositionen immer im Blick und erkennen frühzeitig, wenn eine Auftragsposition aus dem Ruder läuft.
Weiterhin können Anforderungen, die bei der Umsetzung auf die Projektmitarbeiter zukommen, leichter gegen die Auftragspositionen abgeglichen werden, um ein geordnetes Change Management zu unterstützen.
Fazit
Durch die Auflistung von Auftragspositionen und zugehörigen KPIs an Projekten stellen wir sicher, dass alle Projektbeteiligten die geschäftliche Grundlage einer Anforderung, den Auftrag, kennen und den Verlauf der Umsetzung verfolgen können. Damit wird das Verantwortungsbewusstsein für eine erfolgreiche Erfüllung bei allen Beteiligten gestärkt und mehr Sensibilität für Missstände geweckt.