Leistungen stellen eine wichtige Grundlage für das interne und externe Reporting dar und müssen möglichst flexible in ein etabliertes Format (MS Excel) exportiert werden können. In diesem Artikel erfährst Du alles über die Gestaltung individueller Excelvorlagen und den Export gefilterter Leistungen, um z.B. Tätigkeitsnachweise für Deine Kunden zu erzeugen.
Anwendungsfall "Monatsabschluss"
Wir kennen das alle. Am Monatsende steht der Monatsabschluss an. Alle Arbeitszeiten müssen erfasst und den einzelnen Kundenaufträgen zugeordnet werden, so dass eine vollständige Abrechnung aller geleisteten Tätigkeiten möglich ist.
Wenn alle abrechenbaren Leistungen vorliegen, wird häufig zuerst ein Tätigkeitsnachweis erstellt und dem Kunden zur Prüfung und Freigabe zugesandt. Ist der Kunde zufrieden mit dem Tätigkeitsnachweis, wird die Rechnung gestellt. Diese erhält den Tätigkeitsnachweis wieder als Beleg, um transparent zu machen, woraus sich die Rechnungspositionen zusammensetzen.
Das bedeutet, jeden Monat sind Leistungsnachweise für alle laufenden Kundenaufträge unter Berücksichtigung individueller Kundenwünsche zu erstellen. Häufig bekommt man die Leistungen aber nur in einem Format als Excel- oder CSV-Datei exportiert und muss dann manuell in Excel die nötigen Anpassungen vornehmen. Das ist eine aufwendige, fehleranfällige und auch lästige Arbeit, die sich jeden Monat wiederholt.
Anforderungen
Es wäre doch deutlich angenehmer, wenn die Tätigkeitsnachweise einmal individuell für jeden Anwendungsfall / Kunden gestaltet werden könnten und anschließend jeden Monat die Erstellung der Tätigkeitsnachweise bereits in den gewünschten Formaten stattfinden kann.
Dabei sollte sichergestellt werden, dass die Erstellung einer individuellen Vorlage für einen bestimmten Anwendungsfall / Kunden leicht verständlich und mit geringem Aufwand möglich ist, um hier keine technischen Hürden aufzubauen.
Beim Export sollte die gewünschte Vorlage direkt ausgewählt werden können.
Leistungsexport in foreknown exportieren
Mit dem foreknown Release 1.1.0 stellen wir eine einfache Möglichkeit zur Verfügung, ausgewählte Leistungen auf Basis einer gewünschten Excel-Vorlage exportieren zu können. Um das zu ermöglichen, wurden folgende Erweiterungen geschaffen:
Erweiterung der Vorlagen
Die Verwaltung von Vorlagen wurde um einen neuen Typ "Leistungsexport" erweitert. Dieser Vorlagentyp stellt eine Exceldatei, die bereits einen möglichen Tätigkeitsnachweis darstellt, als Basis-Vorlage zur Verfügung.
Diese Vorlage kannst Du für Deine Anwendungsfälle bzw. kundenspezifischen Anforderungen als Startpunkt verwenden, um individuelle Versionen vom Typ "Leistungsexport" zu gestalten und in foreknown zu hinterlegen.
Beispiele:
- Tätigkeitsnachweis "Standard": Für Kunden, die keine besonderen Anforderungen an den Tätigkeitsnachweis haben.
- Tätigkeitsnachweis "Kunde A": Für einen Kunden, der inviduelle Anforderungen an den Tätigkeitsnachweis hat.
- Interner Leistungsbericht: Für interne Zwecke, um einen Bericht über Leistungen bereit zu stellen.
In der Exceldatei verwendest Du einfache Platzhalter, die das Format [#
Doku-Hinweis: In der Dokumentation findest Du eine Übersicht aller Platzhalter und Hinweise für deren Verwendung unter Dokumentation / Funktionen / System Administration / Vorlagen / Excel-Vorlagen anpassen)
Neue Aktion "Leistungen exportieren"
Um Leistungen in einen Tätigkeitsbericht zu bringen, gehst Du über den "Leistungen" Dialog und wählst dort zuerst über die Filter die gewünschte Menge an Leistungen aus. Anschließend führst Du die neue Listenaktion "Leistungen exportieren" aus, wodurch ein Popup Dialog geöffnet wird.
Über den Popup Dialog "Leistungen exportieren" kannst Du die gewünschten Vorlage auswählen, die für den Export der selektierten Daten verwendet werden soll. Zuletzt bestätigst Du den Dialog mit "Herunterladen" und der Download der Exceldatei startet. Je nach Menge der Daten kann es ein wenig länger dauern. Eine Fortschrittsanzeige zeigt Dir den Status des Herunterladens an.
Somit hast Du mit wenigen Klicks einen Tätigkeitsnachweis in Form einer individuell gestalteten Exceltabelle lokal auf Deinem Rechner und kannst diese als Excel oder PDF Dokument Deinem Kunden oder Kollegen zusenden.
Doku-Hinweis: In der Dokumentation findest Du eine Übersicht zur Leistungsverwaltung einschl. der neuen Listenaktion "Leistungen exportieren" unter Dokumentation / Funktionen / Faktura / Leistungen verwalten
Fazit
Mit Hilfe dieser neuen Exportfunktion für Leistungen und der freien Gestaltung mehrerer Varianten über die Excel-Vorlagen bist Du in der Lage,
- individuelle Tätigkeitsnachweise für Deine Kunden und Geschäftspartner (z.B. auch Personaldienstleister wie Gulp, Hays, Adecco) und
- spezielle Leistungsberichte für das interne Reporting
zu erstellen. Dadurch, dass die Excelexporte dann bereits im gewünschten Format und Design sind, entfällt eine weitere Aufbereitung. Das spart regelmäßig Arbeitszeit und reduziert die Fehleranfälligkeit.