Mit foreknown haben wir bereits als eine der ersten Funktionen die Verwaltung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen bereitgestellt. Die Gestaltung der dafür verwendeten Vorlagen wurde auf Basis von MS Word Dateien ermöglicht. Doch zeigte sich sehr schnell, dass unsere Kunden die individuellen Anpassungen nur schwer mit MS Word umsetzen konnten und so mancher Kompromiss eingegangen werden musste. Das war Grund genug für uns, die Gestaltung dieser Dokumente komplett zu überarbeiten. Das Ergebnis kann sich sehen lassen und in diesem Artikel könnt Ihr lesen, was sich alles geändert hat.
Individuelle Vorlagen
Bevor Du in foreknown die ersten Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellst, solltest Du zuerst sicherstellen, dass die Vorlagen für diese Dokumente an Deine individuellen Bedürfnisse angepasst wurden. Für diesen Schritt kannst Du in foreknown als Administrator auf alle Vorlagen zugreifen, um Dir die aktuelle von uns bereitgestellte Version herunterzuladen. Im Falle von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen basieren die Vorlagen aber nicht mehr auf einer MS Word Datei, sondern auf einem Freemarker Template, welches eine Gestaltung auf Basis von HTML, CSS und Freemarker Anweisungen erlaubt.
Freemarker ist eine bekannte, breit eingesetzte Template Engine der Apache Software Foundation, die frei verfügbar und mit einer umfangreichen Dokumentation ausgestattet ist. Um also eine Dokumentenvorlage anzupassen, ist lediglich HTML, CSS gepaart mit wenigen Anweisungen der Freemarker Templatesprache notwendig. Im besten Fall muss in der mitgelieferten Vorlage nur ein Logo ausgetauscht und die Schriftart im CSS angepasst werden, um eine individuelle, professionelle Vorlage für alle Dokumententypen zu erhalten.
Über eine definierte Menge an Variablen pro Vorlage können zudem noch allgemeine Informationen wie z.B. die Absenderdaten, Kontaktdaten oder die Ust-Id angepasst und in die Vorlagen integriert werden.
In unserer Dokumentation im Kapitel "System Administration / Vorlagen" findest Du weitere Details dazu.
Inhaltliche Gestaltung
Doch nicht nur die Vorlagen machen ein professionelles Dokument aus. Auch der Inhalt sollte flexible und korrekt gestaltet werden können. Aus diesem Grund haben wir die Möglichkeit geschaffen, beliebige Texte nicht nur im Einleitungs- und Schlussbereich eines Dokuments zu nutzen, sondern auch kombiniert mit den Positionen eines Angebots, Auftrags oder einer Rechnung.
Auf diese Weise können zusätzliche Informationen z.B. auch zwischen den Positionen eines Angebots eingefügt werden. Diese Texte können mit einfachen Formatierungen und Aufzählungen versehen werden.
Textbausteine
Bestimmte Texte werden immer wieder in Angeboten, Aufträge und Rechnungen verwendet. Daher bieten wir nun die Möglichkeit in foreknown, sich eine Menge von vorgefertigten Textbausteine pro Dokumententyp erstellen zu können. Diese Textbausteine können mit Platzhaltern versehen werden, die bei Verwendung in einem Angebot, einem Auftrag oder einer Rechnung mit den gewünschten Werten ersetzt werden.
So lassen sich z.B. Kundendaten, ein Ansprechpartner, ein Zahlungsziel oder eine Bindungsfrist bei Angeboten dynamisch einfügen, ohne die Texte immer wieder anpassen zu müssen.
In unserer Dokumentation im Kapitel "System Administration / Textbausteine" findest Du weitere Details dazu.
Fazit
Durch die einfachere Gestaltung von Vorlagen auf Basis von HTML, CSS und Freemarker lassen sich professionelle Dokumente in foreknown erstellen. Kombiniert mit den inhaltlichen Gestaltungsmöglichkeiten und durch die Nutzung von Textbausteinen können Angebote, Aufträge und Rechnungen darüber hinaus nicht nur schneller sondern auch fehlerfreier und einheitlicher mit foreknown erzeugt werden.