Neben aufwandsbezogenen Leistungen gibt es häufig auch wiederkehrende Dienstleistungen, wie z.B. die Wartung eines Servers oder die Abrechnung einer Lizenz, die in einem definierten Zyklus abgerechnet werden müssen. Eine Aufgabe, die man nicht manuell, sondern automatisiert ausführen lassen sollte. Andernfalls schleichen sich schnell Fehler ein oder Leistungen werden zu spät oder garnicht abgerechnet.
Mit der neuen Abo-Funktionalität in foreknown lassen sich Regeln zur Erzeugung von wiederkehrenden Zusatzleistungen direkt am Auftrag definieren. Die Zusatzleistungen fließen anschließend automatisch in den Rechnungsassistenten.
Abo-Service einrichten
In foreknown ist jede Leistung, ob aus Tätigkeiten oder sonstige Leistungen, immer mit einer konkreten Auftragsposition verbunden. Daher ist es nur logisch, dass auch die Definition einer Abo-Leistung auf Auftragspositionsebene definiert wird.
Über die Checkbox "Abo-Leistung aktivieren" aktiviert man für eine Auftragsposition vom Typ "Sonstige Position" die Abo-Funktionalität und erhält einige Einstellungsmöglichkeiten, um den Abrechnungszyklus, den genauen Tag pro Zyklus, ein Start- und Enddatum, eine maximale Anzahl an Wiederholungen und eine Bezeichnung der Zusatzleistung festzulegen.
Sobald der Auftrag finalisiert wird, prüft ein nächtlicher Job, ob es fällige Abo-Leistungen gibt und erzeugt eine Zusatzleistung basierend auf den Daten und Einstellungen der jeweiligen Auftragsposition. Sobald ein Auftrag oder die Auftragsposition als erledigt markiert wird, wird auch keine Abo-Leistung mehr erzeugt.
Wie jede andere Zusatzleistung werden auch diese Leistungen im Rechnungsassistenten für die Abrechnung vorgeschlagen und können dort final geprüft werden, bevor eine Rechnungsposition daraus erzeugt wird.
Fazit
Die Einführung der Abo-Leistung ist ein weiterer Schritt in die Automatisierung der Rechnungsstellung. Durch ein einmalig definiertes Regelwerk werden Leistungen pünktlich und einheitlich erzeugt und somit Fehler bzw. Versäumnisse vermieden.